Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на эдо плюсы и минусы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Сокращение расходов: противоположные результаты
Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?
Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).
Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?
Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.
Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.
И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.
Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами?
С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро.
Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО
Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:
- В вашей компании больше 100 сотрудников.
- У компании есть филиалы/отделения.
- У компании больше 10 клиентов.
- Вам важно получать оплату в день выставления документов.
- Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
- Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
- У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
- Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
- Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
- Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Зачем нужен электронный документооборот?
Не секрет, что, когда мы анализируем плюсы и минусы электронного документооборота между компаниями, в первую очередь говорим о процессе доставки документа.
Почему так? Потому что мы привыкли рассматривать электронный документ, которым компания сопровождает поставку товаров/ услуг, как некий пакет, который должен быть передан с рук на руки или доставлен по почте. И мы наделяем его всеми соответствующими свойствами.
Не случайно многие операторы ЭДО в своих рекламных кампаниях предлагают сравнить цену доставки пакета почтой и доставки электронного пакета через оператора. Скажите, пожалуйста, а вы пользовались почтой для доставки первичных документов?
Сразу исключим те компании, которые доставляют либо продают товары: все первичные документы они передают либо вместе с поставкой, либо непосредственно на руки покупателю, если покупатель сам приехал за товаром. Возможно, доставка почтой актуальна для услуг, но в моей практике, если поставщик и потребитель услуг встречаются, – а это очень часто происходит при оказании услуг – они передают документы из рук в руки. А еще документы доставляют с курьером. Из всего вышесказанного следует, что первичку, возможно, и доставляют по почте, но далеко не все и не всегда.
Итак, корректно о ли сравнивать электронный документ с почтовым отправлением? В том-то и дело, что некорректно анализировать преимущества ЭДО, пользуясь только критерием доставки: так мы получим неверную картину, так как у ЭДО есть много преимуществ помимо доставки.
Однако попробуем все-таки сравнить доставку бумажного и электронного документа, имея в виду, что это не единственный критерий. Правомернее говорить обо всем комплексе свойств электронного документа и о преимуществах, которые можно извлечь из его использования.
Отдавая должное почтовому отправлению или доставке документов из рук в руки, можно сказать, что в использовании этого способа есть одно неоспоримое преимущество: он проверен веками. Для использования этого способа доставки не нужно внедрять новые технологии, подключаться к электронным услугам, адаптировать менталитет сотрудников. И отсутствует риск стать заложником технологии, которая только начинает свой путь на рынке. Однако, в этом случае не приходится и говорить о преимуществах и эффективности.
Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость: получение документа занимает считанные секунды и, при наличии получателя, происходит гарантированно. Сравним с рисками бумажного документа: он может потеряться навсегда или на время, могут выпустить новый документ взамен потерянного, перепутать версии, и т.п. — в общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени.
В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?
- В случае ошибки документ можно срочно переделать. Пример: покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или даже раньше. Если документ не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом поставщику. Поставщик оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его. Длительный процесс переоформления документов, составления актов сверки не понадобится.
- Появляется реальная возможность иметь оригиналы документов, подтверждающих затраты, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным. В результате компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден – снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
- Так как обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем (все документы и статусы их обработки мгновенно отражаются в системе ЭДО), нет разночтений и путаницы.
И, наконец, пара слов о прекрасных свойствах интеграции
Если документ автоматически загружается в систему – а это возможно для формализованных электронных документов при условии интеграции с учетной системой – то можно автоматизировать не только ручной ввод (и минимизировать ошибки, связанные с ним), но и проверку ошибок. Выше был описан пример проверки цен в накладной – он как раз иллюстриует, как это организовать при условии интеграции системы ЭДО с системой управления товарами.Уже сама по себе автоматизация загрузки документа дает большую экономию на процессах, связанных с вводом документов в систему, и корректировках неправильно введенных документов. Как я уже говорила выше, формализованный документ имеет четкую, законодательно определенную структуру, и его соответствие этим требованиям проверяетс я системой ЭДО. Поэтому все документы, прошедшие через систему ЭДО, гарантированно имеют правильную структуру – а значит, можно настроить их автоматическую загрузку в учетную систему. Стыковка систем для автоматизации обмена данными между ними называется интеграцией. Когда системы связаны друг с другом, документы, прошедшие проверку на правильность структуры, можно загружать в систему управления предприятием автоматически и таким образом получать экономию за счет снижения объема операций ручного ввода и минимизации ошибок при таком вводе.
Все это вовсе не означает, что людей, занятых вводом документов, нужно будет немедленно уволить (нет, мы не хотим роста безработицы!): персонал, занятый в таких процессах, можно будет переориентировать на другие задачи и дать, таким образом, возможность роста.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.
- По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
- В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
- можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
- Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.
На что обращать внимание при выборе оператора EDM:
- доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
- разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
- интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
- персональные доработки СЭД для нужд компании;
- возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;
Принципы работы ЭДО и основные понятия
EDF может выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнерам. Кроме того, это значительно упрощает подачу отчетности в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы оформляются в доступном электронном формате. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Для того, чтобы этот документ имел юридическую силу, он подписан электронной подписью.
Рассмотрим, как выглядит EDF при обмене документами между компаниями:
- Сразу после этого в первую организацию отправляется уведомление, после чего вы можете предпринять действия: отгрузить товар, перечислить платежи или выполнить другие действия, описанные в документе.
- Сотрудник одной из компаний формирует документ, например, заявление или официальное письмо.
- Сотрудник принимающей компании читает документ, а затем также ставит свою электронную подпись.
- Затем подписывает его электронной подписью и отправляет получателю через систему EDM.
Так работает электронный документооборот. Документ, созданный с помощью EDF, имеет такую же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель был добросовестным и не вносил исправлений. В этом случае сам документ будет недействителен. Изменения в документах легко проверяются EDS.
Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.
Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:
- Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
- Электронные архивы. Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
- Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
- ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.
Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.
FAQ (Часто задаваемые вопросы)
Для чего нужны СЭД и почему компании на них переходят?
СЭД позволяют организациям оптимизировать свою работу и экономить средства. Подготовка, обмен, согласование документов в бумажном виде может занимать недели. Не говоря о том, что в таком делопроизводстве часто срабатывает человеческий фактор, который приводит к ошибкам и задержкам. Перевод документооборота в электронный и онлайн формат позволяет существенно упростить и ускорить эти рутинные трудоёмкие процессы. Чтобы обмениваться документами, сотрудникам больше не придется отсканировать, распечатывать и отправлять их по почте. Весь процесс может занимать буквально минуты, а возможности современных СЭД позволяют также удобно контролировать весь маршрут передачи документов и с фиксацией его статуса. В итоге, экономия времени часто достигает 90%. При этом, ЭДО несет также качественные изменения: позволяет минимизировать ошибки в документах, вызванные ручным вводом и редактированием данных. И, конечно, не стоит забывать о том, что такой формат поможет существенно снизить затраты на покупку бумаги.
Какие есть плюсы и минусы ЭДО?
Плюсы:
Экономия на печати (а это снижение расходов на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники) + не нужно тратиться на хранение документов и почтовую пересылку.
Быстрее и проще. Если обмен документами происходит между компаниями, использующими один оператор ЭДО, то для пересылки документов понадобится буквально несколько минут. При этом, не важно, какое расстояние между отправителем и получателем. И даже если были обнаружены ошибки, правки документов также будут максимально быстрыми.
Возможность подписания и отправки цифровых доков в любое время суток и с любого устройства (а значит и локации), у которого есть доступ к вашей учётной записи и ЭП (электронной подписи), она же ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это очень удобно для руководителей или представителей top management, которые часто бывают в командировках или работают из дома.
Контроль статуса документа. Вы в любой момент можете узнать статус конкретной документации (доставлена, подписана, отклонена) и автоматически получать уведомления о его изменении.
Гарантируется информационная безопасность. Если вы выбрали надежную СЭД, то вы можете не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности своих данных. Сервисы обычно имеют хорошо защищенные серверы, предлагают заказчикам своих услуг надежные пароли и двухфакторные системы аутентификации. В общем делают все возможное, чтобы злоумышленники не получили доступ к вашему хранилищу документов. При этом ЭДО сводит к нулю вероятность потери документа.
Удобное хранение. Цифровизация документов дает возможность не оборудовать специальное помещение для хранения доков. Все, что нужно будет размещено на защищенных серверах. А при необходимости вы за считанные минуты сможете найти нужный файл на своем компьютере.
Прозрачность потоков документов. Внедрять такую систему стоит также тем компаниям, которые хотят улучшить исполнительскую дисциплину, повысить качество управленческой работы и администрирования. Сервис позволит контролировать все этапы жизненного цикла документа, сделает процесс согласования прозрачным для всех участников.
Минусы:
Риск потери информации в случае сбоя программы или неполадках оператора. Вероятность этого невелика, но полностью исключать ее нельзя.
Если ваша компания сотрудничает с контрагентами, ведущими бумажный документооборот, вам придется вести смешанный, что в итоге может усложнить рабочие процессы.
ЭДО предлагает стратегическую экономию средств и времени. Но на этапе перехода он будет сопряжен с новыми затратами. В первую очередь, это финансовые затраты на покупку самого ПО. Кроме того, вам придется отдельно оплатить электронные подписи для всех пользователей, удостоверяющих документы. Также потребуется подключить и наладить систему, настроить функциональность системы под особенности своей компании, а затем обучить своих сотрудников пользоваться новой системой. На все это нужно время и деньги.
Вывод:
ЭДО точно подойдет тем компаниям и организациям, которые сотрудничают с большим количеством контрагентов и задействуют много документов, а также в том случае, если документооборот оказывается непрозрачным для руководства, сотрудники регулярно теряют счета-фактуры и вынуждены их дублировать, а также у компании есть потребность в сокращении расходов на обмен документами. Это практически универсальное решение для крупных компаний, холдингов, которые ежемесячно работают с сотнями или даже тысячами внешних документов, для организаций, работающих со счетами-фактурами и сдающими свои декларации по НДС, для компаний с большим количеством филиалов.
Как выбрать СЭД для своей компании?
Большинство экспертов сходятся на том, что практически невозможно выделить одну объективно лучшую систему из всех существующих на рынке. Все они имеют примерно одинаковый базовый функционал и принимать решение необходимо каждый раз индивидуально, отталкиваясь от целей, задач, специфики вашего бизнеса. То есть перед тем, как приступить к поиску решения, нужно задать критерии и требования. А для этого нужно оценить структуру и масштаб своей компании, четко сформулировать цели внедрения ЭДО. Когда это будет сделано вы сможете осмысленно приступить к анализу существующих систем, отталкиваясь от следующих факторов.
Функционал. Изучите доступные возможности платформы. Есть сервисы, которые работают исключительно с документооборотом, а есть те, которые готовы предоставлять дополнительные опции по управлению бизнес-процессами и кадровыми ресурсами, проектному менеджменту и т.д.
Интерфейс и юзабилити. До подключения системы на платной основе, очень важно протестировать ее в демоверсии и понять, насколько удобен и интуитивно понятен интерфейс. От юзабилити напрямую будет зависеть скорость перехода на ЭДО ваших сотрудников, эффективность их работы и количество ошибок. Обращайте внимание на такие моменты, как совместное редактирование документов, конструкторы маршрутов документов (они должны быть структурированными и максимально понятными).
Ценовая политика. В ценовой политике поставщиков СЭД есть разные подходы. Есть сервисы, которые берут единоразовую оплату за свое ПО, есть те, которые предлагают тарифные пакеты, в зависимости от количества персонала, которое подключается к системе или в зависимости от количества исходящих документов. Постарайтесь детально просчитать свои расходы в каждом из этих вариантов и понять, какой вариант будет оптимальным для вашей структуры и масштаба компании.
Адаптивность. Также важно обратить внимание на гибкость системы. Есть сервисы, которые предлагают коробочные решения со стандартным набором функций, и те, которые разрабатывают гибкие модули для отраслевых компаний, возможности для создания индивидуальных настроек, если у вашей организации есть какие-то специфические процессы.
Безопасность и надежность данных. Проверяйте сервисы на соответствие стандартам, нормативным документам и ГОСТ. В реалиях 2022 года есть резон выбирать импортонезависимые системы с серверами на территории СНГ.
Наличие роуминга и интеграции с другими СЭД.
Авторитет. Доверяйте свои документопотоки только проверенным сервисам с хорошей репутацией. Для этого можно изучить Tadviser, почитать отзывы в независимых источниках. Помимо представленных в нашем обзоре, вы также можете изучить такие СЭД, как «Логика», «Тезис» (разработка Хоулмонт), «Курьер», «Docsvision», «Companymedia», «Docspace».
Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота
Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:
- заключение сделок;
- приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
- расчет налоговой базы.
Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:
- на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
- зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
- почтовую и курьерскую пересылки.
Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.
С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.