Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо о погашении задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.
Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.
Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:
- дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
- сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
- текстовую часть (ниже приведены образцы);
- подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
- печать организации.
Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:
- вид задолженности;
- договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
- размер долга к погашению;
- способ оплаты;
- срок оплаты товара/услуги.
Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.
Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:
- сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
- текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
- размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
- подпись составителя;
- дату составления документа.
Понятие гарантийного письма
Таким письменным способом одно лицо волеизъявляет о совершении каких-то действий в адрес другого. Заверение воли на бумаге это гарант для обеих сторон. Унифицированных форм документа не существует. Он составляется сторонами в удобном формате и отображает интересующие их пункты, а также специфику договоренности. Для составления не обязательно обращаться к юристам, хотя такой шаг не будет лишним.
Письмо не дает стопроцентной гарантии по выполнению обещанного. На основании одного сложно требовать выполнение высказываемых притязаний в суде. Но наряду с остальными доказательствами в судебном процессе будут рассматривать и наличие обсуждаемой бумаги.
Следует оценивать благонадежность партнера (или «составителя» гарантийного письма) заранее. Судебные разбирательства требуют дополнительных временных и финансовых затрат. Даже при наличии договора кроме письма. Сейчас есть законные способы избавления от долгов при финансовом неблагополучии человека. Наилучшей гарантией является предоплата (частичная и полная), если речь идет о расплате.
Формировать письмо разрешено в любой момент по желанию сторон. Допускается, что «должник» уже получил блага не в момент подписания документа, а раньше. Для понимания внешнего вида и структуры документа, посмотрите пример или образец гарантийного письма об оплате задолженности.
Составить гарантийное письмо об оплате задолженности по образцу с графиком погашения платежей можно самостоятельно. Но рекомендуется соблюдать правила деловой переписки и заверять его нотариально. Тогда на документ можно опираться в момент свершения сделки и ссылаться в суде. Но стопроцентной гарантии по удовлетворению требований истца не появится при наличии в доказательствах исключительно гарантийного письма.
Преимущества оформления гарантийного письма:
- пропадает потребность в организации сложного договорного процесса с формированием сопутствующей документацией;
- сделка считается законной, если закрепленные на бумаге условия соблюдаются;
- юридически грамотно сформулированный и заверенный документ имеет правовую силу.
Гарантийные письма используются в гражданских сделках для подтверждения, что должник сможет исполнить обязательство в определенный срок. Если предметом гарантии является оплата задолженности, отправитель должен указать точный срок выплат, согласие с суммой. Все обстоятельства, указанные в обращении к кредитору, нужно подтвердить документами.
Чтобы соблюсти нормы закона и обычаи делового оборота при составлении гарантии, обратитесь на консультацию к нашим юристам. Специалисты расскажут, какие нюансы нужно учесть при подготовке документа, на что можно сослаться, чтобы получить согласие кредитора на отсрочку. Звоните или оставьте вопросы в форме обратной связи – в большинстве случаев консультация будет бесплатна!
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Форма гарантийного письма.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
Как составить письмо: образец гарантийного письма при задолженности.
Заинтересованное лицо может скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности, расположенный на нашем сайте, а может составить документ самостоятельно, воспользовавшись информацией приведенной ниже.
Документ должен содержать следующие сведения:
- исходящий номер;
- дату составления;
- реквизиты компании-получателя письма с контактными данными, сведения о руководителе;
- реквизиты отправителя, предоставляющего гарантию;
- наименование документа;
- сведения о том, что отправитель гарантирует оплату в конкретном размере и в установленную дату. Кроме того, указываются реквизиты контракта, по которому образовался данный долг, а также причина, по которой возникла задолженность, например, ввиду отсутствия бюджетного финансирования.
- если гарантия предоставляется в ответ на претензию, то данный факт также следует отразить;
- подпись главбуха компании;
- подпись уполномоченного руководителя;
- печать организации.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Когда составляется гарантийное письмо об оплате
Такой документ может быть составлен в следующих случаях:
- Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
- Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).
Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.
Нюансы составления документа
Ещё раз напомним, что нет едино принятой формы документа, он может быть составлен в свободном варианте. Например, написать от руки или напечатать на компьютере. Для этого можно использовать обычный лист формата А4 или установленный компанией фирменный бланк и её реквизитами.
Графику обязательно надо присвоить индивидуальный номер и внести его в специальный журнал учёта документов.
Таблица взносов должна быть оформлена в двух экземплярах. Один передаётся клиенту, а второй остаётся у поставщика услуг.
Мнение эксперта
Юрченко Екатерина Васильевна
Заместитель председателя Комитета по разрешению долговых споров и антикризисному управлению
Обговаривать и составлять график нужно осторожно, учитывая мнения и пожелания всех участников соглашения. Если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, то он будет служить основным доказательством в суде как для одной стороны, так и для второй.
Как составить бланк юридическому лицу
Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.
Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.
Составляется документ по следующему плану:
- Исходящий номер.
- Дата составления.
- Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
- Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
- Печать фирмы.
- Подпись руководителя и главного бухгалтера.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.
Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания
В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности
В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.
Они могут представлять собой:
- согласие заключить договор (акцепт);
- предложение заключить договор (оферту);
- уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
- запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.
Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.
По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.
Такой документ может быть составлен в следующих случаях:
- Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
- Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).
Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.
Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.
Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:
- реквизиты документа (номер, дата);
- реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
- информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
- сумму, подлежащую уплате;
- причины задержки выплат;
- сроки погашения долга.
Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.
Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.
Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.