Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение трудовой книжки увольнение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новый порядок оформления трудовых книжек
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Ошибки, встречающиеся в документообороте
Ошибка № 1. В случае отсутствия записи о прекращении трудовых отношений лицо не сможет трудоустроиться по основному контракту. Ошибочным является мнение о праве нового работодателя внести текст на основании приказа другого предприятия. Если найти исполнительный орган предприятия невозможно, текст заносится на основании решения суда.
Ошибка № 2. Лица, трудоустроенные на предприятие, ошибочно полагают о возможности распоряжаться трудовой книжкой. Документ сдается на хранение в кадровый орган работодателя, обязанного обеспечить сохранность. По письменному запросу лица книжка выдается на руки с указанием причин (например, для предварительного обращения при оформлении пенсии) на ограниченный срок, указанный в заявлении. В остальных оббстоятельствах сотрудник может запросить заверенную копию документа.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Как заполнять впервые
Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.
Информация, которая обязательна к заполнению:
- Личные данные владельца.
- Вид работы, выполняемой принятым лицом.
- Перевод или переквалификация
- Различные призы и вознаграждения.
- Надпись об увольнении, с отображением причины.
Форма занесения информации о сотруднике:
- Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
- ФИО записываются без сокращений.
- Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
- Образование владельца ТК.
- Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
- Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
- Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
- После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
- Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.
Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.
В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.
Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.
В документ вносятся:
- Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
- Сведения о выполняемой деятельности;
- Сведения о переводе;
- Сведения о квалификации сотрудника;
- Сведения о награждении;
- Сведения об увольнении.
Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости. При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа.
Для чего нужна трудовая книжка и какую информацию она содержит
Перед тем, как начать более подробный разговор о записях по причинам увольнения, рассмотрим, для чего вообще нужна трудовая книжка. Как поясняет закон, трудовая книжка – это важный документ, который позволяет высчитать общий рабочий стаж, например, для начисления пенсии; содержит сведения об образовании, а также информирует работодателей о заслугах нового сотрудника на предыдущих местах работы и причинах увольнения оттуда. Также в трудовую книжку полагается вносить:
- даты и причины перевода работника с одной должности на другую;
- информацию о приеме в штат и увольнении;
- сведения о получении дополнительных профессий;
- сообщения о пройденных курсах по повышению квалификации и переквалификации;
- данные о совместительстве;
- информацию о наградах и достижениях и пр.
Если сотрудник сменил фамилию или за время работы в компании, сменилось ее название, это тоже нужно обязательно отметить в трудовой книжке.
Общие правила заполнения
Основная часть, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Разберемся, как происходит оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2019. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:
- первая графа предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
- вторая графа содержит дату; день и месяц проставляются двузначным числом, год — четырехзначным (в формате 01.02.2019);
- третья графа указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи (Трудовой кодекс Статья ТК РФ);
- четвертая графа указывает реквизиты приказа о расторжении договора.
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
Теперь вы знаете, как записать в трудовой книжке «увольнение по собственному желанию» правильно. Однако, в ходе заполнения книжи работника может возникнуть ситуация, когда какой-то пункт будет нуждаться в исправлении. Причём речь необязательно о помарках, которые допустил кадровый работник.
Существуют прецеденты, когда в документ забывали вносить необходимые работнике данные о повышении, о наградах, о поощрениях со стороны руководства. Все эти события должны быть освещены в трудовой книжке, и сотрудник вправе требовать их присутствия.
Если же обнаруживается, что не все моменты зафиксированы в трудовой книжке, а запись об увольнении уже сделана, то под следующим номером кадровый работник признает ее недействительной, ставит свою подпись, а ниже, под последующими номерами вносит все необходимые и пропущенные сведения. Далее снова делается запись об увольнении, с подписями и печатями.
Подобным образом вносятся и исправления, когда допущена ошибка. Ниже ошибочной записи под новым номером пишется, что предыдущая запись недействительна, и новую запись оформляют правильно.
Безусловно, работник должен внимательно проверять правильность всех данных, но бывает, что недочёт обнаруживается после того, как книжка получена, или что ещё хуже, на следующей работе, а то и спустя несколько месяцев или лет. Что делать в таком случае?
Можно запросить дубликат трудовой книжки, но, если ваша компания, допустившая ошибку в заполнении, все ещё существует и называется так же, то можно прийти и попросить исправить недочеты.
Отказать вам в этом никто не имеет право. Правильно внесённые изменения, пусть и позже необходимого, имеют полную юридическую силу.