Срок хранения административных дел в архиве роспотребнадзора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения административных дел в архиве роспотребнадзора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

• получение доходов;
• осуществление расходов;
• удержание налогов.

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

• для составления отчетности;
• для исчисления и уплаты налогов;
• для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

1.1. Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее — Перечень) составлен в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 7 февраля 2011 г. № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, другими нормативными правовыми документами в области архивного дела.

1.2. Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных федеральных судов общей юрисдикции.

1.4. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

1.5. Перечень используется при классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.6. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

1.7. Для составления заголовков дел и документов Перечня используются соответствующие наименования видов документов и сроки хранения, предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. В номенклатурах дел сроки хранения категорий документов и номера статей проставляются по настоящему Перечню.

1.8. Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки*. При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в суде и на государственное хранение не передается.

1.9. Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива и уничтожены после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.

1.10. Сроки хранения категорий документов, образовавшихся после издания настоящего Перечня, согласовываются Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве по представлению соответствующего федерального суда общей юрисдикции и ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.2. Перечень состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости документов.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне расположены в 3-й и 4-й графах применительно к структуре федеральных судов общей юрисдикции:

в графе 3 указаны сроки хранения документов в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов;

в графе 4 отражены сроки хранения документов в районных судах;

в графе 5 приводится примечание, комментирующее и уточняющее сроки хранения дел и документов.

2.5. Отметка ЭПК, проставленная в Перечне к некоторым категориям документов, означает, что такой документ может иметь научно-историческое значение и по результатам конкретного изучения передается на государственное хранение или уничтожается после минования надобности.

2.6. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня уточнения и разъяснения. Срок хранения документов с отметкой «до минования надобности» не может быть менее одного года.

2.7. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.

2.8. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

2.9. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.10. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

2.11. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Инструкций о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157.

2.12. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, Федеральное архивное агентство и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

---

Утвержден новый перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Он применяется с 1 июля 2011 г.

Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, автономных области и округов, районных судов.

Сроки хранения, установленные перечнем, являются обязательными для всех указанных судов.

Перечень используется при классификации документов, составлении номенклатуры дел и их формировании в делопроизводстве.

Судебные дела оформляют для сдачи в архив после обращения к исполнению вступившего в силу завершающего судебного акта.

Документы, с постоянным сроком хранения, передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников.

Документы временного хранения не могут уничтожаться ранее установленных для них сроков. По решению экспертной комиссии сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности.

Организация хранения документов в архиве

• Через тюрьмы к звездам! Почему бывшие узники Гуантанамо возглавили Афганистан?
• Видеофакт: зубры гуляют в полях Солигорского района
• Более 100 евро за мегаватт — в Прибалтике взлетели цены на электричество
• Невыгодная правда о Куропатах. Что волнует в Беларуси католических деятелей и их польских кураторов?
• В Червене кассир похищал деньги покупателей и тратил их на свою девушку
• В минском аэропорту аварийно «посадили» самолет
• Республиканский автопробег «Символ единства» проедет по Минской области с 12 по 15 сентября
• Как лесоводы охраняют зеленые богатства Червенского района
• На районный праздник «Дажынкі-2021» к молодечненцам приедут «Беларусы»
• Подтвердить чемпионство в двух турнирах и выйти из группы Еврокубка – цели «Горизонта» в новом сезоне

• Технологии
• Хобби и стиль
• Происшествия
• Общество
• Образование
• Новости партнеров
• Недвижимость
• Мультимедиа МЛЫН.BY
• Люди
• Это интересно
• Здоровье
• Еда
• Диалог с властью
• Дела житейские
• В мире
• Афиша

По делам об административных правонарушениях

Исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях – заключительная стадия производства по делу об административном правонарушении. Основными задачами исполнительного производства являются:

– обеспечение исполнения вынесенного постановления;

– соблюдение принципа неотвратимости наказания;

– предупреждение административных правонарушений в будущем.

На основании ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении обязательно для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностями лицами, гражданами и их объединениями, а также юридическими лицами.

В соответствии с ч. 1 ст. 31.3 Кодекса обращение постановления по делу об административном правонарушении возлагается на должностное лицо, вынесшее постановление.

Согласно ч. 2 ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении подлежит исполнению не с момента его вынесения, а только с момента его вступления в законную силу.

Постановление по делу вступает в законную силу, в порядке ст. 31.1 Кодекса, в следующих случаях:

– после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано (срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении, в соответствии со ст. 30.3 Кодекса, исчисляется 10 сутками со дня вручения или получения копии постановления);

– после истечения срока, установленного для обжалования решения по жалобе, протесту, если указанное решение не было обжаловано или опротестовано, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление;

– немедленно после вынесения, не подлежащего обжалованию решения по жалобе, протесту, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление.

Под обращением постановления к исполнению понимается передача вступившего в законную силу постановления органу, должностному лицу, вынесшему его, для обеспечения реализации назначенного наказания.

Однако Кодекс предусматривает возможность добровольного исполнения постановления о назначении административного наказания.

Исполнение постановления о назначении предупреждения, в соответствии со ст. 32.1 Кодекса, осуществляется непосредственно лицом, вынесшим постановление, путем вручения или направления копии постановления в порядке ст. 29.11 Кодекса.

Добровольное исполнение постановления о назначении административного штрафа ст. 32.2 Кодекса возложено на лицо, привлеченное к административной ответственности, в срок не позднее тридцати дней со дня вступления постановления в силу, либо со дня истечения срока отсрочки или рассрочки. При этом ч. 4 ст. 32.2 Кодекса закреплена обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, по направлению, должностному лицу, вынесшему постановление, копии документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа.

При неуплате административного штрафа в срок, предусмотренный ч. 1 ст. 32.2. Кодекса, а также в случае отсутствия у должностного лица, вынесшего постановление, документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, по истечении тридцати дней со срока, указанного в ч. 1 ст. 32.2 Кодекса, должностное лицо, вынесшие постановление, направляет копию постановления, о назначении административного наказания заверенную гербовой печатью с сопроводительным письмом судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

На основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 14) постановление о назначении административного наказания может быть предъявлено к исполнению в течение трех месяцев со дня вынесения. Кроме того, должностное лицо, вынесшие постановление, принимает решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 20.25 Кодекса.

Приостановление исполнения постановления о назначении административного наказания производится должностным лицом, вынесшим постановление, в порядке ст. 31.6 Кодекса, в случае принесения протеста на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении до рассмотрения протеста, о чем выносится определение, которое при необходимости немедленно направляется в орган, должностному лицу, приводящим это постановление в исполнение.

На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.

При этом течение срока давности прерывается, если лицо, привлеченное к административной ответственности, уклоняется от исполнения постановления о назначении административного наказания. Исчисление срока давности в этом случае возобновляется со дня обнаружения указанного лица либо его вещей, доходов, на которые в соответствии с постановлением о назначении административного наказания может быть обращено административное наказание.

Также необходимо иметь в виду, что в случае отсрочки или приостановления исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности приостанавливается до истечения срока отсрочки или срока приостановления, а в случае рассрочки исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности продлевается на срок рассрочки.

Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания выносится должностным лицом, вынесшим постановление о назначении наказания, в случаях перечисленных в ст. 31.7 Кодекса, а именно:

– издания акта амнистии, если такой акт устраняет применение административного наказания;

– отмены или признания утратившими силу закона или его положения, устанавливающих административную ответственность за содеянное;

– смерти лица, привлеченного к административной ответственности, или объявления его в установленном законом порядке умершим;

– истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания, установленных ст. 31.9 Кодекса;

– отмены постановления.

Перечень обстоятельств является исчерпывающим, и при наличии хотя бы одного из них постановление о назначении административного наказания теряет законную силу, что влечет, соответственно, прекращение его исполнения.

Регистрация и учет дел об административных правонарушениях в области пожарной безопасности осуществляется в журнале учета административных дел государственным инспектором по пожарному надзору, назначенным для этого руководителем органа ГПН. Регистрация – присвоение административному делу порядкового номера (с начала года) и фиксация кратких данных о правонарушении. Указанный журнал учитывается в канцелярии органа ГПН и хранится в течение трех лет на основании приказа МЧС России от 30 декабря 2004 г. № 630 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».

Учет заключается в отражении количества, характера зарегистрированных дел и результатов их разрешения в журнале, а также установленных формах статистической отчетности.

Сотрудником, осуществляющим регистрацию и учет, ведется также журнал учета представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений. Сотрудник, осуществляющий регистрацию дел, при обнаружении в представленных на регистрацию материалах нарушения требований Кодекса и настоящих рекомендаций докладывает об этом вышестоящему должностному лицу, которое изучает материалы и дает соответствующее указание.

Документы, предусмотренные Кодексом, оформляются разборчиво от руки или при помощи технических средств, без помарок и исправлений.

При направлении протокола об административном правонарушении и других материалов дела вышестоящему должностному лицу на рассмотрение выносится определение, предусмотренное ст. 29.9 Кодекса.

Перечень содержит 12 разделов (п. 3.1 Инструкции).

Название раздела	Документы, включенные в раздел
Первый раздел «Организация системы управления»	Содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий
Второй раздел «Планирование деятельности»	Включает документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов
Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности»	В данном разделе приведены документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации
Четвертый раздел «Учет и отчетность»	Раздел включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества
Пятый раздел «Международное сотрудничество»	В разделе приведены документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений)
Шестой раздел «Информационная деятельность»	Раздел содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях
Седьмой раздел «Трудовые отношения»	Сюда входят документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда
Восьмой раздел «Кадровое обеспечение»	Данный раздел объединяет документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению
Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности»	В разделе сконцентрированы документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей
Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности»	В разделе приведены документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению
Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций»	Здесь содержатся документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций
Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы»	Раздел включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

• Дата и место создания документа.
• Название госоргана, который проводит проверку.
• Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
• ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
• Наименование проверяемого лица.
• Дата и время мероприятия.
• Данные об итогах проверки.
• Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
• Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
• Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

• Название госоргана, проводящего проверку.
• Дата начала и дата завершения мероприятия.
• Основание для проведения.
• Задача и предмет контрольного мероприятия.
• ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Кто устанавливает сроки хранения документации

Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.

К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Срок хранения уголовных дел в архиве суда: нормы, порядок и особенности

Для решения судопроизводственных задач, время от времени возникает необходимость поднимать материалы конкретных уголовных производств. Именно для этого, так важно создать соответствующие условия для хранения материалов уголовных производств.

Нужны специально отведенные места, где должностные лица по первому требованию, могли бы изучать материалы и принимать по ним объективные решения. Работой по хранению уголовных материалов, занимается архив, срок хранения уголовных дел в каждом случае отличается. Сроки хранения уголовных дел определяет экспертная комиссия.

Ее участники оценивают степень их важности по конкретным параметрам, и принимают решение по дальнейшему хранению или уничтожению.

Документы налогового учета и отчетности

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик в течение 4 лет обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Налоговые агенты также обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Течение указанного срока, согласно разъяснению Минфина, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).

В отношении хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого согласно Письму Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270 осуществляется в специальном порядке. По его мнению, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, с учетом требований ст. 252 НК РФ должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества). При этом в силу ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ, Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Для некоторых видов документов Налоговым кодексом установлен специальный срок хранения. Так, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие перенос убытков на будущее, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, налогу по УСНО с объектом налогообложения «доходы уменьшенные на расходы» (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Как известно, и в том и в другом случае налогоплательщик вправе переносить убыток на будущее в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он получен (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж в силу Постановления Правительства РФ N 914 хранятся у покупателя и поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи. Заметим, что согласно проекту постановления Правительства РФ «О счетах-фактурах и признании утратившими силу некоторых нормативных актов Правительства Российской Федерации» с даты вступления его в силу (с 01.01.2012) эти книги должны будут храниться (в том числе составленные в электронном виде) не менее чем в течение полных 4 лет с даты последней записи.

Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Хранение документов на основании нормативного акта советского периода

Арбитры при рассмотрении вопросов, связанных с хранением документов, иногда ссылаются на разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (см., например, Постановление ФАС МО от 11.07.2011 N КГ-А40/6623-11). Однако нужно помнить, что применять его можно в части, не противоречащей действующим нормативно-правовым актам.

В частности, данным Положением регламентировано, что документы, регистры, отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этой передачи они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Выдача документов работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, но в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Похожие записи:

• Заявление на стандартный налоговый вычет в 2023 году
• Можно ли в прениях заявлять ходатайство АПК
• Расторжение брака с иностранным гражданином в России в электронном виде