Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
- Оперативность.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Тонкости аккредитации частных агентств занятости
Все правила аккредитации частных агентств занятости на кадровый аутстаффинг — осуществление деятельности, связанной с предоставлением труда персонала, приведены вПостановлении Правительства России № 1165 от 29.10.2015 года.
В первую очередь аккредитация кадровых агентств в 2021 году не может быть пройдена, если компания не соответствует минимальным требованиям Федеральной службы по труду и занятости.
Требования к частным агентствам занятости для прохождения аккредитации:
- Компания должна иметь уставной капитал в размере одного миллиона рублей минимум;
- У компании не может быть долгов по налоговым выплатам и прочим взносам в бюджет.
- Генеральный директор компании, проходящей аккредитацию кадрового агентства, должен быть дипломированным специалистом в области трудоустройства и кадров.
- Генеральный директор компании должен иметь минимум 2 года опыта работы в области трудоустройства и ведения кадров за последние 3 года;
- Генеральный директор не может иметь судимость за преступления против личности или в сфере экономики.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга бизнеса в компании «Амбер»
Регулярно проводим внутренний аудит
Мониторим изменения законодательства
На связи без отпусков и болезней
Находим индивидуальный подход
Стремимся стать клиенту бизнес-партнером
Берем ответственность в свои руки
Амбер оказывает бухгалтерские услуги в Москве и Подольске с 2006 года. За это время мы сформировали принципы работы, благодаря которым большинство наших клиентов обслуживается у нас по 7-10 лет:
- регулярный внутренний аудит работы сотрудников, что снижает до минимума вероятность ошибок;
- индивидуальный подход (один бухгалтер курирует максимум 4-5 небольших компаний либо 1-2 фирмы с большим документооборотом);
- постоянное отслеживание изменений законодательства в области бухгалтерского и налогового учета и практики их применения;
- стремление стать клиенту бизнес партнером, а не просто продавцом услуг.
Что входит в услуги бухгалтерского аутсорсинга бизнеса
Комплексный аутсорсинг бухгалтерских услуг включает следующие операции:
- разработка учетной политики;
- оформление первичных документов (счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и пр.)
по запросу клиента; - ввод документов, предоставленных заказчиком в электронном или бумажном виде, в программу 1С;
- подготовка минимального комплекта документов по кадровому учету (типовые трудовые договора,
штатное расписание, график отпусков, приказов по приему, увольнению и прочим кадровым вопросам); - ежемесячный расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов;
- ежеквартальный расчет прочих налогов и сборов;
- составление форм синтетического и аналитического учета, а также регистров налогового учета;
- оптимизация налогообложения
- составление и сдача отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды;
- подготовка документов по требованию налоговой инспекции, кредитных учреждений и внебюджетных фондов;
- проведение сверок с контрагентами;
- получение выписок из ЕГРЮЛ, актов сверки по налогам и т.д.
- консалтинговые и курьерские услуги.
Понятие и правовое регулирование
Аутсорсинг – это относительно новый вид оказания услуг малому, среднему и большому бизнесу. Представляет собой передачу юридическим лицом или иной организацией на основании составленного договора определенных функций предпринимательской деятельности в отношении другой компании. По своей сути аутсорсинг является простой профессиональной поддержкой на протяжении действия заключенного контракта.
Справка. Впервые понятие аутсорсинга появилось на территории Соединенных Штатов Америки, ещё двумя десятками лет ранее, но и сегодня в России оно набирает популярность.
Вопросы аутсорсинга регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В соответствии с главой 39 этого нормативно-правового акта, отношения в формате аутсорсинга строятся по принципу возмездного оказания услуг. А это значит, что исполнитель в лице аутсорсинговой компании должен предоставить интересующую услугу, а заказчик обязуется оплатить данные услуги.
- Статья 779 ГК рассказывает о нюансах составления договора.
- Статья 780 ГК говорит об исполнении договорных обязательств.
- Статья 781 решает вопросы оплаты.
- Статья 782 ГК говорит о возможности одностороннего отказа.
- Статья 783 содержит нормы регулирования договора.
Как получить максимум
- Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
- Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании.
- Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов.
- Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
- Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг.
- Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу.
- Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета.
- Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее.
И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.
И аутсорсинг, и аутстафинг являются англоязычными терминами, которые пришли к нам из Соединенных Штатов Америки.
Аутсорсинг подразумевает под собой внешний источник. А это означает, что свои второстепенные функции организация передает фирме субподрядчику, который предоставляет услуги в той или иной сфере. Как правило, аутсорсинг основывается на подписанном договоре между сторонами. Его итогом является профессиональная поддержка на определенный период времени.
Однако, в последнее время наравне с аутсорсингом стал появляться аутстаффинг. Однако, его ошибочно считают разновидностью аутсорсинга. Это совсем другая услуга. Переводится как «вне штата». Особенность такого вида сотрудничества заключается в том, что определённая часть работников в компании работает вне основного штата и оформляется юридически в специально созданной компании.
Однако, свои задачи выполняет под контролем другой организации или физлица, которая выступает заказчиком и оплачивает их деятельность. Получается, что основные трудовые отношения у работника возникают как раз с аутстаффером, при этом заказчик остается в стороне. А компания аутстаффер, в свою очередь, оказывает определённые услуги заказчику, по заранее согласованному акту на возмездной основе.
Наши эксперты подготовили отдельные статьи о других договорах на оказание услуг, к которым относится агентский договор и соглашение публичной оферты, а также о таких документах, как письмо о расторжении сделки, дополнительное соглашение, досудебную претензию и акт сдачи-приемки услуг. Еще на нашем сайте вы можете узнать о существенных условиях договора, сроках оказания услуг и особенностях расторжения документа.
Как перейти на аутсорсинг
Существует определенный алгоритм перехода на аутсорсинг:
- Выбор функций, которые будет выполнять сторонняя компания. Перед этим необходимо проанализировать эффективность работы всего бизнеса, чтобы точно выявить эти функции.
- Выбор аутсорсинговой компании. Главный параметр выбора – репутация на рынке и отзывы других компаний.
- Заключение договора. Это важный шаг. В договоре не должно быть обтекаемых формулировок, все должно быть расписано, в том числе и ответственность сторон за несоблюдение договора.
- Внесение предоплаты, если это оговорено в договоре.
- Контроль над работой сторонней фирмы. Обычно для этого используют руководителей смежных подразделений.
- Оплата услуг согласно договору.
Аутсорсер или штатный сисадмин
Актуальный вопрос, в особенности для небольших компаний. Казалось бы, с объемом работ для обеспечения стабильной жизнедеятельности маленького предприятия справится и один системный администратор. Но, с другой стороны, может оказаться так, что вам нечем будет занять специалиста на целый день, да и к тому же ждать от него решений и идей по поводу стратегического развития инфраструктуры не стоит, остается только рассчитывать на качественное выполнение рутинных задач.
ИТ-аутсорсинг же в этой ситуации помогает обеспечить многоуровневую поддержку всей инфраструктуры, при этом неважно, какого размера ваша компания. Опытные квалифицированные сотрудники решат не только сиюминутные задачи, но и предложат комплексное решение проблем заказчика.
Итак, в статье мы рассмотрели, что это такое — ИТ-аутсорсинг (аутсерс), его виды, зачем он нужен, какие услуги оказывают аутсорсинговые компании и почему выгоднее обратиться к подрядчику, чем открывать собственный IT-отдел. Для малого бизнеса, где IT не оказывает критического влияния на рабочие процессы, подойдет вариант с внешнетным сисадмином или сотрудничество с небольшой фирмой, так как нанимать собственного сотрудника — нецелесообразно с точки зрения затрат ресурсов, к тому же большую часть времени ему нечем будет заняться. Стоимость услуг сторонней фирмы складывается из различных факторов, но практически в 100% случаев — это экономически более выгодно, нежели содержать собственный штат айтишников. Для тех, кто работает на базе единого программного продукта, подойдет вариант с узкоспециализированной IT-компанией. А для решения глобальных стратегических задач стоит обратиться к системному интегратору — стоимость услуг при этом будет выше, однако результат оправдывает такой подход.
«Правильный» провайдер услуг аутсорсинга: как не ошибиться с выбором
Service Level Agreement — соглашение об уровне предоставления услуг. Соглашение о качестве обслуживания представляет собой документ, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон, согласованный уровень качества предоставляемой услуги. Если проще, то в этом документе прописываются сроки решения типовых задач.
Не все ИТ-компании, представленные на российском рынке, имеют такое соглашение.
Система постановки задач — инструмент клиента для контроля подрядчика. Если у поставщика ИТ-услуг такой системы нет, крайне не рекомендуем работать с таким партнером. Представьте себе инженера, которому постоянно звонят клиенты. Сомневаемся, что инженер, который 80% времени отвечает на звонки, будет эффективен. В случае с тикет-системой, задача гарантированно не потеряется, ей будет присвоен класс и указано время решения, все задачи можно легко отследить.
Сервис работы с задачами должен основываться на общепризнанных методиках ИТ-обслуживания. Одна из них — ITIL. Уточните у подрядчика, известно ли ему что либо об этой методологии.
Выбирайте профессионалов. Профессионализм подтверждается документами и успешными проектами. В данном случае, значение имеет наличие сертификатов о прохождении внешней аттестации (Cisco, Microsoft, Mikrotik, Aruba и т.д.). Наличие таких сертификатов у сотрудников поставщика ИТ-услуг позволит сократить время решение задач.
Кроме того, если у сотрудников поставщика ИТ-аутсорсинга много сертификатов, значит эта компания вкладывается в обучение персонала и, как следствие, имеет низкую текучку кадров.
Форс-мажоры случается. Нельзя предугадать всего, но к большинству можно быть готовым. Если подрядчик с опытом, он сам предложит разработать «план аварийного восстановления». В плане должны быть описаны сервисы, их уязвимые места и гарантированные сроки восстановления.
Если на первой встрече подрядчик такой план разработать не предложил, поинтересуйтесь, а есть ли вообще такая услуга.
Допустим, вы выбрали потенциальных партнеров и пункты выше удовлетворяют вашим требованиям. В таком случае рекомендуем провести эксперимент. Позвоните на горячую линию, озвучьте выдуманную задачу по телефону, оставьте контактные данные. Ожидайте.
Этот эксперимент крайне показательный. Вы увидите, как в компании налажен рабочий процесс, какие вопросы задают клиенту и т.д. Рекомендуем провести данный эксперимент со всеми потенциальными партнерами.
Услуга аутсорсинга – делегирование задач по доставке заказов в определенном городе или регионе подрядчику. Компания предоставляет не 1-2 курьеров, а комплексную услугу, в рамках которой доставка будет выполняться систематически и в том объеме, в котором нуждается интернет-магазин. Однако возможен и временный договор, например, в периоды высокого спроса, когда собственная служба не справляется с объемами. Аутсорсинг курьеров может включать дополнительные возможности:
- кассовое обслуживание на аутсорсе (в рамках договора комиссии или агентского договора);
- прозрачность всех оформляемых документов;
- доставка как в дневное, так и в ночное время;
- гибкая отчетность по требованию заказчика;
- гарантия сохранности всех грузов с компенсацией ущерба в случае форс-мажора;
- упаковка товаров с нанесением маркировки;
- непродолжительное хранение посылок и организация складских процессов (доступны в небольшом количестве компаний).
Подрядчик обеспечивает разработку логистических маршрутов, что позволяет курьеру добраться до заказчика в оговоренные сроки без задержек и форс-мажоров. Доступно несколько форм доставки:
- стандартная, выполняемая в течение 1-2 дней после получения заказа или же в дату, назначенную клиентом;
- экспресс, осуществляющаяся в течение 3-4 часов после оформления заказа;
- международная – достаточно дорогая, подходит для компаний, оказывающих услуги и продающих товары за рубежом.
Как вывести свое подразделение на ИТ-аутсорсинг
Обязательно нужна тщательная подготовка, которая состоит из нескольких этапов, длительность каждого определяется индивидуально. Алгоритм перехода на аутсорсинг в сфере ИТ примерно следующий:
- Стратегическое и экономическое обоснование принятия решения.
- Выбор одного или нескольких поставщиков услуг.
- Проведение предконтрактных работ и заключение контракта.
- Переходный период.
- Управление исполнением контракта.
- Продление или завершение контракта.
При подготовке к выделению IT-подразделения на аутсорсинг следует в первую очередь определить существующие бизнес-процессы. В дальнейшем необходимо сформировать стратегические цели для создаваемой компании и определить ключевые показатели результативности для оценки достижения сформулированных задач.
Проанализируйте текущую ситуацию и определите, насколько штатный персонал отвечает требованиям вашей организации. При возникновении сложностей ИТ-аутсорсер может провести у вас полный аудит и помочь вам определить текущее состояние дел и наметить правильные векторы развития. Среди признаков неудовлетворительной работы можем выделить:
- снижение общей эффективности из-за неполадок с ПО или невозможностью его обновления;
- отсутствие адекватной скорости интернет-соединения по причинам, не связанным с качеством канала провайдера;
- неудовлетворительную настройку автоматической телефонной станции;
- недостаточность знаний и опыта для интеграции нового ПО и модернизации ИТ-инфраструктуры;
- невозможность решать десятки задач одновременно даже при высокой квалификации штатного сисадмина.
Стоит ли брать заказы на аутсорс, и как это сделать
В данном деле важно уметь трезво оценивать собственные профессиональные возможности и личностную компетенцию (ведение переговоров, коммуникация с заказчиком и т.д.). Понимание этих вещей поможет составить список оказываемых услуг и разработать коммерческое предложение для клиентов.
Далее можно приступать к формированию клиентской базы. Первых клиентов можно искать разными способами:
- публикуя резюме на сайтах по трудоустройству;
- размещая предложения об услугах на фрилансерских биржах;
- ведя блог в соцсетях. Наряду с тем, что блог дает дополнительный охват потенциальных клиентов, он еще является хорошим стимулом к саморазвитию.