Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдаются сотруднику при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Расчет при увольнении: когда должны выплатить, как рассчитать расчетные и среднедневной заработок, формулы и примеры
Когда с сотрудником прекращаются трудовые отношения, нужно произвести полный расчет.
Уходящий работник должен получить все заработанные им на день увольнения денежные средства, кроме того, компенсацию за дни отпуска, если он не был использован полностью.
Во многих случаях также полагается дополнительная компенсация при уходе (зависит от повода и статьи, по которой производится увольнение).
Бухгалтерия производит расчет этих выплат по предусмотренному законодательством алгоритму, в основе которого лежит средний заработок за определенный учетный период. Чаще всего в основу берется среднедневной заработок. Его расчет предусматривает некоторые нюансы, которых следует придерживаться во избежание финансовых погрешностей.
Рассмотрим, как рассчитывается этот показатель в различных ситуациях, и приведем конкретные примеры.
Как рассчитать средний дневной заработок (кроме случаев расчета отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск)?
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.
Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Ответственность за непредоставление документов при увольнении
Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.
Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.
Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:
- трудовую инспекцию;
- прокуратуру.
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Документы при увольнении в 2021 году – список
Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.
Такие выдаются документы при увольнении:
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
- справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
- сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
- расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
- форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
- форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
- расчетный листок о заработной плате.
Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.
Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:
- 2-НДФЛ;
- копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
- справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
- копии документов из личного дела;
- справки о периоде работы на предприятии;
- копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Документы при увольнении по собственному желанию
Итак, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, т. е. по воле работника, инициируется на основании поданного им заявления. Какие документы выдают при увольнении по инициативе работника?
По истечении срока уведомления о предстоящем прекращении трудового договора, как правило 2-недельного, к выдаче на руки готовятся:
- копия приказа об увольнении;
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она есть;
- расчетный лист;
- справка по форме 182-н;
- форма СЗВ-стаж;
- копия раздела 3 Расчета по страховым взносам;
- форма СЗВ-М.
По желанию работника ему может быть выдана форма 2-НДФЛ.
Если трудовую книжку выдать не удалось, работодатель отправляет работнику уведомление, в котором просит (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):
- явиться и забрать свою трудовую;
- дать разрешение отправить документ по почте.
Какие могут быть основания и проблемы при увольнении
Согласно законодательству РФ существуют следующие основания для увольнения:
- по инициативе сотрудника — собственное желание прекратить работать в компании, выход на пенсию, невозможность продолжать трудовую деятельность у данного работодателя, зачисление в образовательное учреждение;
- по инициативе работодателя — ликвидация компании, сокращение штата, нарушение сотрудником должностных обязанностей, непрохождение аттестации, утрата доверия со стороны работодателя, правонарушения (порча имущества, хищения, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, систематические прогулы или опоздания);
- по соглашению сторон — мировое соглашение между компанией и сотрудником, увольнение по причинам, не зависящим от обеих сторон.
Если увольнение происходит по решению самого сотрудника, то обычно никаких проблем не возникает. То же самое можно сказать о процедуре увольнения по соглашению сторон.
Если же увольнение происходит по инициативе работодателя, то здесь могут возникнуть некоторые разногласия между сторонами. Дело в том, что работодатель не вправе уволить сотрудника, не имея на то веских оснований. При увольнении нужно строго ориентироваться на те основания, которые указаны в трудовом законодательстве, в противном случае возможны долгие разбирательства с трудовой инспекцией и сотрудником в суде.
Особенно важно обращать внимание на увольнение по причине дисциплинарного проступка или правонарушения. В этом случае работодатель должен оформить все действия документально, что будет подтверждать правомерность увольнения. К примеру, при нарушении трудовой дисциплины обязательно нужно составлять должностную или служебную записку, акт о правонарушении, брать объяснительную с работника.
Ответственность работодателя
В том случае, когда работодатель задерживает сотруднику выдачу документов или выплату окончательного расчета в день увольнения, на него налагается административная или уголовная ответственность:
- ст. 5.27 КоАП РФ — при первичном нарушении штраф 30 000 — 50 000 руб. на организацию и 1 000 — 5 000 руб. на руководителя;
- ст. 5.27 КоАП РФ — при повторном нарушении штраф 50 000 — 70 000 руб. на организацию или 10 000 — 20 000 руб. (или дисквалификация на срок 1 — 3 года) на руководителя;
- ст. 236 ТК РФ — денежная компенсация за задержку зарплаты, рассчитанная как 1/150 ключевой ставки Центробанка РФ от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Срок отсчитывается со дня, следующего за предполагаемым днем выплаты, и заканчивается днем исполнения обязательств перед сотрудником;
- ст. 145.1 УК РФ — при задержке выплаты окончательного расчета на срок более 3-х месяцев штраф на руководителя до 120 000 руб. или лишение права занимать определенные должности на срок до 1 года или принудительные работы на срок до 2-х лет или лишение свободы на срок до 1 года.
Механизм увольнения работника
Механизм увольнения сотрудника производится следующим образом:
- работник пишет заявление на увольнение (по собственному желанию или по соглашению сторон) или уполномоченный сотрудник составляет документ на увольнение (по инициативе работодателя);
- кадровик издает приказ об увольнении с указанием количества неиспользованных дней отпуска (форма № Т-8), который затем подписывается руководителем компании;
- кадровик делает соответствующую запись об увольнении в личной карточке сотрудник (форма № Т-2);
- сотрудник подписывает приказ и личную карточку, что свидетельствует о его ознакомлении с документами;
- кадровик вносит в бумажную трудовую книжку информацию об увольнении (с указанием статьи ТК РФ, номера и даты приказа);
- начальник отдела кадров или руководитель подписывает запись в трудовой книжке, а затем сам сотрудник пишет, что он ознакомлен;
- бухгалтер по расчету зарплаты производит расчеты по выплатам, которые необходимо произвести сотруднику;
- бухгалтер-кассир выдает работнику окончательный расчет через расходный кассовый ордер, а кадровик передает все документы сотруднику;
- бухгалтер по расчету зарплаты или главный бухгалтер возвращает судебному приставу исполнительный лист (если он был оформлен на сотрудника, и по нему производились удержания из зарплаты).