Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата проживания в командировке без подтверждающих документов в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Электронные авиабилеты давно вытеснили традиционные. Электронные посадочные талоны все увереннее заменяют бумажные аналоги. С точки зрения удобства пассажира, это, вероятно, хорошо, но бухгалтеру технический прогресс в этой области создает сложности.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки отнесены затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Как видим, возможность учета расходов сопряжена именно с фактом потребления услуги по перевозке, а не просто с покупкой билета. Ведь купленный билет можно было впоследствии обменять или сдать и добраться до места командирования (или обратно) другим способом или даже тем же рейсом, но по иному – более экономичному – тарифу. При этом на руках у пассажира все равно остается маршрут-квитанция электронного авиабилета, которую можно приложить к авансовому отчету. Работодатель рискует завысить расходы, учесть фактически документально неподтвержденные затраты.
Тем временем, посадочный талон у пассажира должен быть обязательно, но он может быть как распечатан им самостоятельно или получен на стойке регистрации в аэропорту, так и может быть оформлен в электронном виде (п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).
Минфин России и ФНС России многократно подчеркивали: организация должна удостоверить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника именно по билету, приложенному к авансовому отчету. Это может быть бумажный посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту или любой другой релевантный документ (см. Письма Минфина России от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011, от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215, от 17.05.2022 № 03-03-06/2/45045, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 17.12.2018 № 03-03-07/91528, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65429, Письма ФНС России от 13.10.2022 № СД-4-3/13732@, от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@ и многие другие).
Казалось бы, налогоплательщикам дали полную свободу: подойдет любой документ, свидетельствующий о состоявшемся перелете. Но если задуматься, то что же это может быть?
Например, в Письме от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640 Минфин России отмечает: «в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию». Отлично! Получим справку и вопрос решен! Но вот беда, справку о подтверждении факта перелета не так просто получить. Процитируем правила одной из крупнейших авиакомпаний:
- Заполните бланк заявления для выдачи справки о подтверждении факта и стоимости перелета.
- Оплатите стоимость услуги — 1 000 ₽. Платит за справку только заявитель. Оплаченные другим лицом справки в работу не принимаются.
- Лично передайте заявление и копию квитанции об оплате через авиакассу компании (прим. авт. – личный визит нужен, поскольку справка содержат персональные данные пассажира).
- Если в населенном пункте нет авиакассы-партнера, то заявление и квитанцию об оплате можно отправить почтой по адресу авиакомпании, предварительно заверив подпись на заявлении нотариально.
- Срок обработки заявления — от 15 до 30 дней.
- Справка выдается только тому, кто совершил перелет.
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Новые правила в 2024 году и их влияние на сотрудников и работодателей
В 2024 году вступят в силу новые правила, касающиеся оплаты проживания в командировках без предоставления документов. Эти изменения затронут как сотрудников, так и работодателей и повлияют на способы оплаты и учета расходов на проживание.
До сих пор сотрудники, отправляющиеся в командировку, могли получить оплату за проживание, предоставив отчеты и документы, подтверждающие расходы. Новые правила предусматривают возможность получения оплаты без предоставления этих документов.
Для сотрудников это означает, что им больше не нужно будет тратить время на сбор и оформление отчетов о проживании во время командировок. Они смогут получать оплату без лишних трат времени и усилий. Это может улучшить их опыт работы в командировках и повысить их продуктивность.
Однако новые правила также могут повлечь некоторые изменения для работодателей. Без документов, подтверждающих расходы на проживание, у работодателей будет сложнее контролировать и учет расходов сотрудников в командировках. Это может вызвать определенные сложности с отчетностью и финансовым учетом.
Чтобы избежать возможных проблем, работодателям придется внести изменения в процедуру учета расходов на проживание в командировках. Возможно, придется использовать другие методы, чтобы следить за затратами сотрудников и контролировать расходы в соответствии с новыми правилами.
Несмотря на некоторые сложности и изменения, новые правила в оплате проживания в командировке без документов могут привести к более удобному и эффективному процессу для сотрудников. Работодатели, в свою очередь, должны быть готовы к внесению соответствующих изменений в свои процессы учета и контроля расходов.
Что меняется с 2024 года: требования к оплате проживания без документов
Начиная с 2024 года, вступят в силу новые правила, касающиеся оплаты проживания в командировке без документов. Эти изменения будут вносить более строгие требования и установленные процедуры, с целью борьбы с незаконными финансовыми операциями и коррупцией.
Одним из основных нововведений будет обязательная предварительная регистрация командированного работника на специальном портале. Это позволит подтвердить легитимность командировки и оформить соответствующую документацию.
Также, станут обязательными контрольные меры, связанные с оплатой проживания без предоставления документов. Работодатели, отправляющие своих сотрудников в командировку, должны будут своевременно перечислять средства на специальный счет, а затем предоставить отчет о расходах.
Для повышения прозрачности процесса, работодателям также потребуется предоставлять подробные сведения о проживании сотрудников в командировке, такие как название гостиницы, номер комнаты и продолжительность пребывания.
Эти изменения преследуют цель установить жесткий контроль над оплатой проживания в командировке без предоставления документов и предотвратить возможные финансовые злоупотребления. Работодатели и сотрудники должны будут соблюдать все требования, чтобы избежать негативных последствий и наказаний со стороны контролирующих органов.
Командировка: оформление документов в 2021 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Доход от продажи билетов через агента бухгалтерские проводки
19 «НДС, подлежащий распределению» 68-«НДС» 91,53 В книге продаж надо отразить именно эту сумму восстановленного НДС — 91,53 руб.
СТОРНОВосстановлена часть входного НДС, учтенного ранее в составе расходов(114,41 руб. х 0,2) 26 «Общехозяйственные расходы» 19 «НДС, подлежащий распределению» 22,88 Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»: 2021 г. В следующем квартале компания возвратила агентству часть билетов.
При возврате денег перевозчик удержал с нас какие-то суммы (мы получили не полную стоимость возвращенных билетов).
От агентства получили корректировочный счет-фактуру. Но в нем — только суммы, связанные с уменьшением сервисного сбора самого агентства. Правильно ли поступило агентство и как нам принять к вычету НДС с возвращенных билетов? : Если ваши работники не воспользовались билетами и их стоимость была возвращена вам, то принять к вычету НДС со стоимости таких билетов нельзя.
Общие правила предоставления командировки
Командировка сотруднику за границу предоставляется на основе разработанных предприятием локальных нормативных актов в рамках своей компетенции и с учетом норм действующего трудового законодательства, а также коллективных соглашений. Данное право предоставлено работодателям, за исключением физических лиц, на основе п. 1 ст. 8 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 установлены особенности направления работников организации в служебные командировки. Основанием для предоставления командировки вне места постоянной работы на установленный срок является решение работодателя в письменном виде. При этом на законодательном уровне не установлен вид документа для такого решения. Правом работодателя является оформление решения о предоставлении командировки в виде самостоятельно разработанного документа. Чаще всего решение руководителя выражается в приказе или распоряжении. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 установлены унифицированные формы приказов по формам Т-9 и Т-9а.
При оформлении приказа о направлении работника в командировку за границу на основании внутренних нормативных актов дополнительно оформляются следующие документы: служебное задание, командировочное удостоверение, в дальнейшем – отчет о проделанной работе.
Какие расходы в командировке подлежат возмещению
Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).
Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:
| № п/п | Расходы в командировке | Описание |
| 1 | Суточные | Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются. |
| 2 | Расходы на проезд | Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом. |
| 3 | Расходы на проживание | В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица. |
| 4 | Прочие расходы | К прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы. |
Регламент и правила получения командировочных
Для получения компенсации командировочных необходимо соблюдать определенные правила и следовать установленному регламенту. Во-первых, работник должен иметь официальное распоряжение о командировке от руководства компании.
В распоряжении должна быть указана цель командировки, сроки пребывания в командировке, место назначения и предполагаемые расходы. Также необходимо указать сумму командировочных, которая будет выплачиваться работнику.
Во время командировки работник должен вести отчет о затратах, которые он понес во время пребывания в командировке. Он должен сохранять все квитанции и чеки, подтверждающие расходы.
По окончании командировки работник должен представить отчет о затратах в отдел кадров компании. В отчете должны быть подробно указаны все затраты, а также предоставлены квитанции и чеки в оригинале.
Проверка отчета и подтверждение суммы командировочных осуществляется отделом бухгалтерии компании. После проверки документов и затрат, работнику выплачивается компенсация в размере, указанном в распоряжении о командировке.
В случае несоответствия предоставленных отчетов и документов требованиям компании, а также нарушения правил и регламента, компенсация командировочных может быть отказана или значительно сокращена.
Важно знать, что правила и регламент получения командировочных могут быть изменены компанией в зависимости от внутренних норм и условий. Перед каждой командировкой необходимо ознакомиться с актуальными правилами и регламентом, чтобы избежать проблем при получении командировочных.
Соблюдение правил и регламента получения командировочных является важным условием для получения компенсации за время и затраты, связанные с командировкой. Работник должен быть готов предоставить все необходимые документы и отчеты, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над затратами компании.
Оплата дней в командировке
Главным обновлением является расширение списка документов, подтверждающих факт нахождения в командировке. Теперь помимо командировочного удостоверения и приказа на командировку, сотрудникам требуется предоставить отчет о проделанной работе и подтверждающие его документы.
- Командировочное удостоверение — документ, выдаваемый компанией сотруднику, устанавливающий сроки и цели командировки.
- Приказ на командировку — документ, выдаваемый компанией сотруднику, подтверждающий его отправку в командировку. В нем указываются сроки командировки, место пребывания, дополнительные выплаты и возмещения.
- Отчет о проделанной работе — документ, в котором сотрудник описывает все выполненные работы и достигнутые результаты во время командировки. Он должен быть подписан сотрудником и утвержден руководителем.
- Подтверждающие документы — материалы, подтверждающие факты, описанные в отчете о работе. Это могут быть фотографии, заявки на предоставление услуг, подписанные договоры и другие документы.
Стоит отметить, что оплата дней в командировке включает не только зарплату, но и компенсацию расходов, связанных с пребыванием в другом городе или стране. Кроме того, существуют особые правила и нормы оплаты отдельных видов работ, выполняемых в командировке.
| Вид работ | Оплата |
|---|---|
| Рабочее время в офисе | Ставка сотрудника, установленная в рабочей группе |
| Рабочее время на объекте | Ставка сотрудника, установленная в рабочей группе Дополнительные надбавки, предусмотренные договором |
| Выездные совещания | Ставка сотрудника, установленная в рабочей группе Компенсация расходов на проживание, питание и транспорт |
Новые правила и изменения, введенные в 2024 году, способствуют более прозрачной и справедливой оплате дней в командировке. Они также обеспечивают контроль и подтверждение выполненной работы, что способствует более эффективному использованию ресурсов компании.
Оплата командировочных и пребывание в отеле
В 2024 году вступили в силу новые правила, касающиеся оплаты командировочных и пребывания в отеле. Теперь служащий в командировке может рассчитывать на следующие компенсации:
- Оплата проживания в отеле — служащий имеет право на полное возмещение стоимости проживания в отеле на период командировки. По новым правилам, условия проживания уже не будут рассматриваться в зависимости от региона или престижности отеля. Теперь все служащие будут иметь право на одинаковое возмещение.
- Компенсация за питание — помимо оплаты проживания, служащий также имеет право на возмещение расходов на питание во время командировки. Обычно компенсация за питание выплачивается в виде дневных расходов, исходя из количества дней, проведенных в командировке.
Также стоит отметить, что новые правила предусматривают ужесточение контроля за предоставлением документов, подтверждающих затраты на проживание и питание в отеле. Служащий должен будет предоставить чеки, счета и другие документы, подтверждающие расходы.
Оплата командировочных и пребывание в отеле — это важные аспекты, которые следует учесть при планировании командировок служащих в 2024 году. Учитывая новые правила, служащим следует быть внимательными при сохранении документов и расходов, чтобы иметь возможность получить полное возмещение расходов.
Как оплатить дни командировки
Оплата дней пребывания в командировке важный вопрос, который касается как работников, так и работодателей. В 2024 году существуют конкретные правила и изменения, которые нужно учитывать при оплате дней командировки.
Перед оплатой дней командировки необходимо узнать актуальные правила, которые регулируют данную ситуацию. Законодательство в каждой стране может различаться, поэтому важно изучить соответствующие нормативные акты.
- Ознакомьтесь с действующим трудовым законодательством, которое регулирует вопросы оплаты командировочных дней.
- Проверьте коллективный договор или тарифное соглашение, которое может содержать дополнительные положения по оплате командировок.
- Возможно, вы должны будете заполнить определенную форму или предоставить документацию для подтверждения своего пребывания в командировке.
После того, как вы ознакомились с актуальными правилами, можно приступить к оплате командировочных дней. Существует несколько вариантов оплаты:
- Фиксированная сумма в день. В этом случае работник получает определенную сумму денежных средств за каждый день пребывания в командировке. Размер оплаты может быть установлен по соглашению сторон или в соответствии с действующими нормативными актами.
- Оплата фактических расходов. В этом случае работник предоставляет отчет о своих расходах во время командировки, например, на проживание, питание и транспорт. Работодатель возмещает эти расходы в соответствии с предоставленными документами.
- Комбинированный вариант. В некоторых случаях можно использовать сочетание фиксированной суммы и возмещения фактических расходов. Например, работник получает фиксированную сумму в день плюс возмещение определенных расходов, например, на проживание.
Важно учесть, что оплата командировочных дней может быть налогооблагаемой или не налогооблагаемой. Для получения подробной информации по данному вопросу рекомендуется обратиться к специалистам в области налогообложения.