Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли подавать сзв тд при смене фамилии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.
Изменение реквизитов уже переданного в фонд кадрового мероприятия
Если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР, или просто отменить проведение), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.
1. При изменении в форме СЗВ-ТД будет сформировано две строки — первая строка с ранее переданными сведениями (серого цвета – признак отмены), вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии
2. При снятии документа с проведения формируется одна строка с ранее переданными сведениями о мероприятии (серого цвета – признак отмены)
Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд (например, суммы постоянных начислений), то при проведении документа новое мероприятие в последующем формироваться не будет.
Изменение фамилии: какой порядок следует соблюдать
Первым шагом при изменении фамилии является получение документа, подтверждающего право на изменение фамилии. Обычно это свидетельство о браке или о разводе, решение суда о смене фамилии или свидетельство об усыновлении. В случае, если изменение фамилии происходит по собственному желанию, можно обратиться в ЗАГС для оформления соответствующего свидетельства.
После получения документа, подтверждающего право на изменение фамилии, следует обновить все необходимые документы и документацию. В первую очередь это касается паспорта и всех свидетельств, которые содержат информацию о фамилии. Для этого необходимо обратиться в паспортный стол и предоставить соответствующий документ, а также заполнить заявление и оплатить государственную пошлину.
Кроме того, имеет смысл обратиться в банк, в котором вы имеете счета или кредиты, а также в другие финансовые учреждения, чтобы обновить информацию о фамилии. Также важно обратиться в места работы или учебы для смены данных в трудовых книжках, студенческих билетах и прочих документах.
Не забывайте также о страховках, договорах и прочих юридических документах, в которых содержится информация о вашей фамилии. В случае необходимости, обратитесь в соответствующие организации или к юристу для помощи в оформлении изменений. Помните, что в некоторых случаях может понадобиться предоставить документ, подтверждающий изменение фамилии, для полной легальной смены информации во всех документах и документации.
Последствия неправильного или несвоевременного отправления СЗВ ТД
Одним из основных последствий неправильного или несвоевременного отправления СЗВ ТД является неполучение работником социальных выплат, таких как пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам. Если информация о доходах работника не будет обновлена в базе данных социального страхования, он может не иметь права на получение этих выплат в соответствии с законодательством.
Кроме того, неправильное или несвоевременное отправление СЗВ ТД может вызвать проблемы с расчетом пенсионных накоплений. Отсутствие актуальной информации о доходах работника может привести к неправильному расчету пенсионного стажа и, как следствие, к получению меньшего размера пенсии по истечении трудовой деятельности.
Для работодателя неправильное или несвоевременное отправление СЗВ ТД может вызвать административные и финансовые проблемы. Он может столкнуться с штрафами и неустойками со стороны социальных и налоговых органов, если не отправит СЗВ ТД в установленные сроки или предоставит неправильные данные в документе. Кроме того, репутация работодателя также может пострадать, если в результате его несвоевременных действий работник останется без необходимых социальных выплат или получит меньшую пенсию в будущем.
Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД
Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.
Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).
Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.
Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.
КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.
Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.
Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.
СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.
Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:
- о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
- о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).
Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».
Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».
Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
Комментарии по заполнению СЗВ-ТД
Разберем актуальные вопросы, касающиеся порядка заполнения отчета СЗВ-ТД.
| Вопрос | Ответ |
| На какую из дат следует ориентироваться при включении события в отчет: издания приказа или вступления в силу кадрового события, которому посвящен этот документ? | Для включения сведений в отчет значимой является дата начала действия кадрового события, а не дата издания приказа о нем |
| Какие записи потребуется сделать в отчете, если кадровое событие вступило в силу с 01.01.2020? | В этом случае нужно отразить 2 записи: события, действующего с 01.01.2020, и события, предшествующего ему |
| Нужно ли показывать в СЗВ-ТД все кадровые события, имевшие место до 2020 года? | Нет. В отчете отражается только то кадровое мероприятие, благодаря которому сформировался статус работника, отвечающий дате 01.01.2020 |
| Имеет ли значение для отражения кадрового статуса по состоянию на 01.01.2020 давность последнего кадрового события? | Нет. Это событие следует показать применительно к тому году, в котором оно в действительности произошло |
| Как отразить в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 кадровое событие, отвечающее переименованию должности работника? | Если последняя запись в трудовой книжке, сделанная до наступления 2020 года, отражала факт изменения названия должности работника, то в СЗВ-ТД следует показать ту должность, которая действовала на 01.01.2020, с видом события «Перевод» |
| Какими будут отчеты по работнику, переведенному в феврале 2020 года на другую должность, а в марте подавшему заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? | В этом случае в отчете за февраль будет 2 записи: о переводе, сделанном в отчетном месяце, и о предшествующей ему записи, отражающей статус работника на 01.01.2020. А отчет за март будет содержать только дату подачи заявления в строке, соответствующей выбранному способу ведения трудовой книжки |
| Какому кадровому событию будет соответствовать реорганизация юрлица, проведенная путем присоединения? | Такого события в перечне кадровых мероприятий нет. По смыслу ему соответствует «Переименование», применяемое при изменении названия работодателя |
| Существуют ли какие-то требования в отношении указания номера организационно-распорядительного документа по кадровому событию? | Нет. Он приводится таким, каким отражается в самом организационно-распорядительном документе, вместе с буквенными символами и знаками препинания, использованными в этом номере |
| Как отражать месяц в дате рождения работника — цифрами или прописью? | В правилах заполнения отчета на этот счет конкретных указаний нет. Однако в примерах его оформления ПФР приводит эту запись с использованием буквенных обозначений |
| Обязательно ли внесение в отчет данных по трудовой функции работника? | Заполнение этого реквизита для 2020 года не является обязательным, вносится, если требуется указать конкретный вид выполняемой работы. Шифр кода трудовой функции придется заполнять только с 2021 года и лишь при его наличии |
Куда сдавать СЗВ-М при смене юридического адреса?
Сведения о застрахованных лицах: форма СЗВ-М Отвечаем на вопросы по теме Под конец прошлого года был принят закон, отменяющий индексацию пенсий работающим пенсионерам закон от 25.
Положения закона вступили в силу с 1 января 2020 года. Помимо отмены индексаций, ст. Отчет СЗВ-М включает сведения о работающих в компании гражданах. Если среди них есть пенсионеры, то ПФР будет знать поименно тех, кому не положена индексация пенсии. Ежемесячно нужно сдавать отчет для того, чтобы получать актуальную информацию о том, кто из пенсионеров работает и не имеет права на индексацию; кто из них уволился, а значит, вправе претендовать на повышение социальных выплат.
При этом сведения нужно предоставлять на всех сотрудников, которые трудились в компании в течение отчетного периода: на уволенных и принятых в течение месяца, а также на тех, кто физически не присутствовал на рабочем месте временно нетрудоспособных, декретниц, работников в отпусках по уходу за детьми. У многих бухгалтеров возникает вопрос: надо ли сдавать нулевую форму СЗВ-М? Ведь если у компании нет застрахованных лиц, то и предоставлять сведения не на кого.
Если нет работников, СЗВ-М предпринимателя не будет содержать никаких строк в табличной части списка застрахованных лиц. Если единственный учредитель компании принят в штат и платит сам себе зарплату, то сдавать СЗВ-М он должен на самого себя — в таблице застрахованных лиц будет единственная запись письмо ПФР от 04. СЗВ-М состоит из 4 разделов.
Код по ОКПО бухгалтер может взять в карточке статистических кодов, которые присвоили компании при регистрации. Во втором разделе компания должна указать период, за который отчитывается. Раздел содержит перечень 12 месяцев и цифровой код для каждого месяца: 01 — январь, 02 — февраль и так далее. Бухгалтер указывает соответствующий цифровой код и год: если отчет сдается за май 2016 год, то должно быть указано 05 и 2020.
Третий раздел информирует ПФР о типе формы: исхд — исходная форма: если страхователь впервые подает СЗВ-М за отчетный период; доп — дополняющая: отметка в этом поле ставится в случае передачи в ПФР дополнительных сведений за отчетный период; отмн — отменяющая: СЗВ-М с отметкой в этом поле сдают для аннулирования ошибочно переданных данных. Четвертый раздел содержит таблицу сведений о застрахованных лицах. Таблица состоит из 4 граф: 1 графа — порядковый номер записи в таблице; 2 графа — ФИО застрахованного лица, заполнять их нужно только в именительном падеже; 3 графа предназначена для СНИЛС застрахованного; 4 графа содержит ИНН застрахованного.
В 1-3 графах таблицы раздела 4 сведения должны быть обязательно. ИНН работника компания может и не заполнять. Ошибки в любой из записей таблицы — повод для штрафа со стороны ПФР. Поэтому если вы не знаете, как точно пишется фамилия работника или на ксерокопии ИНН плохо видно одну из цифр — лучше уточнить. Если у вас нет сведений об ИНН, то графа 4 таблицы нужно оставить пустой, прочерки или иные знаки писать не нужно. Бланк таблицы в разделе 4 содержит 25 строк, учетная программа автоматически добавляет дополнительные строки, если застрахованных лиц больше 25.
В конце листа формы СЗВ-М указывается должность руководителя компании, его подпись и расшифровка. Печать на отчете ставится в том случае, если компания официально не отказалась от использования печати. Еще в конце формы следует указать дату составления. Но поскольку форма сдается впервые в этом году, у бухгалтеров возникают ошибки и недоразумения.
Как заполнить форму СЗВ-М, чтобы исправить ошибки — читайте ниже. Но штрафа вряд ли удастся избежать, поскольку новые сведения поступили в ПФР после крайнего срока сдачи отчетности за апрель 2016 г. Если бухгалтер внес в раздел 4 сотрудника, который в апреле 2016 г. Раздел 4 в таком случае должен содержать только сведения о сотруднике, которого надо исключить из отчета.
Таблица перечня застрахованных лиц будет состоять из тех сотрудников, которых бухгалтер забыл включить в отчет.
Что изменилось в отчете
Самая важная поправка — код выполняемой функции стал обязательным для всех работодателей.
Еще в сам отчет СЗВ-ТД добавили сведения о работодателе-правопреемнике,коды для работников Крайнего Севера. А на титульном листе убрали раздел «Отчетный период».
Отчет нужно сдавать по новой форме с 1 июля 2021 года.
Все правки утвердило еще в прошлом году Постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п «О внесении изменений в Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п»
Работодатели, которые применяют профстандарты, заполняют код уже с начала 2021 года, для них меняется только формат (ранее был из профстандартов, теперь по классификатору занятий).
Код выполняемой функции указывается, когда в мероприятии СЗВ-ТД есть должность:
- Прием на работу
- Увольнение
- Перевод на другую должность
- Присвоение квалификации
- Запрет суда занимать должность
Сдавать ли на совместителей и дистанционных
Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.
Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.
Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Процедура предоставления СЗВ-ТД при смене фамилии
При смене фамилии необходимо провести соответствующие изменения в документах, включая Свидетельство о рождении, паспорт и другие удостоверяющие личность документы. Кроме того, важно уведомить социальное страхование о таких изменениях, а именно предоставить СЗВ-ТД (Свидетельство о заработной плате и суммах начислений) с обновленной фамилией.
Для предоставления СЗВ-ТД при смене фамилии необходимо обратиться в отдел социального страхования по месту жительства или работы. При этом необходимо иметь при себе следующие документы:
- Паспорт с новой фамилией;
- Свидетельство о браке или о расторжении брака, если смена фамилии произошла в связи с браком или разводом;
- Документ, подтверждающий смену фамилии (например, Свидетельство о перемене имени);
- Иные документы, указанные специалистами отдела социального страхования.
Предоставление СЗВ-ТД с обновленной фамилией позволит социальному страхованию провести актуальный анализ заработной платы и начислений работника. Таким образом, обновление данных в СЗВ-ТД поможет избежать недочетов и ошибок в расчете страховых выплат и пенсии.
Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника
г. Москва 12.02.2018
На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника
изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.
Генеральный директор /И.И. Иванов/
В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.
В какие еще документы нужно внести изменения
Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.
Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.
Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.
Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:
- в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
- в графике отпусков, ф. Т-7;
- в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).
В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:
- пенсионного свидетельства;
- банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Когда нужно отправлять СЗВ и ТД при смене фамилии
СЗВ – это документ, который содержит информацию о доходах и выплаченных страховых взносах работников. При смене фамилии необходимо обновить данные в СЗВ, чтобы соответствовать новой фамилии. Отправка СЗВ с новыми данными является обязательной процедурой для работника.
Также при смене фамилии следует обратить внимание на ТД. Трудовой договор должен быть изменен с учетом новой фамилии, чтобы работник мог быть правильно идентифицирован в официальных документах компании. Обычно, для изменения фамилии в ТД, необходимо обратиться в отдел кадров или юридическую службу компании, предоставить необходимые документы и заполнить соответствующие заявления.
Важно помнить, что смена фамилии требует времени и последовательности. Постарайтесь не откладывать изменение данных в СЗВ и ТД на долгий срок, чтобы избежать неприятных ситуаций или возможных проблем с документами и выплатами.