Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание расходных материалов в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одним из ключевых моментов в списании материальных запасов является правильное оформление проводок в бухгалтерском учете. Каждое списание должно быть отражено в журнале учета материальных запасов с указанием соответствующих счетов и стоимости списываемых ресурсов. Это позволяет отслеживать движение материальных запасов и проводить анализ их использования.
Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении
Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.
Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.
Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:
- накладная;
- кассовый и товарный чеки.
На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.
Шапка ведомости будет выглядеть так:
|
№ |
Ф. И. О. сотрудника |
Ед. изм. |
Объем |
Подпись |
Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.
На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.
Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.
Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров
Вся процедура заключается в нескольких последовательных действиях:
- Сначала покупается изделие, обязательно получается кассовый и товарный чеки.
- Составляется ПКО, без которого не получится оприходовать «канцелярку».
- Потом купленные вещи отправляются на склад или в отдельных случаях напрямую запросившему отделу. Если действия совершались через склад, то сначала оформляется типовая ф. №4, потом выдается все по требованию-накладной с обязательной отметкой в ведомости.
- Последним действием жизни КТ на территории компании станет акт списания и отнесения на расходы предприятия. Помните, что документ можно составить в свободной форме, это не унифицированная бумага. Но лучше, если внутри фирмы будет составлен шаблон, по которому все будет происходить каждый раз.
Мы рассмотрели, как правильно списывать канцелярские товары, чтобы не вызывать вопросов у налоговой и корректно вести учет всех купленных КТ в организации. Это необходимо, чтобы не допускать ненужных потерь и издержек, ведь даже если кажется, что потраченная на канцелярию сумма минимальна, ее все равно нужно учитывать. Постепенно она накапливается и оказывается серьезной статьей расходов, поэтому советуем следить за ней.
Вариант 1. Потребность в материалах известна с точностью до нескольких дней
Организация ведет СМР на нескольких объектах. На каждый объект разработана детальная проектно-сметная документация. Известна потребность в материалах на производство работ по каждому объекту с точностью до нескольких дней. По заключенным с поставщиками договорам материалы поставляются непосредственно на строительные площадки (участки производства работ) в размере одно-, двух-, трехдневной потребности. Нарушения сроков поставки материалов практически не выявляется.
Поступление материалов от поставщиков непосредственно на участок должно быть оформлено первичным документом, которым материально ответственное лицо покупателя – начальник участка, прораб, мастер, бригадир и пр. – подтверждает количество и качество принятых им материалов. Таким документом может служить один из следующих:
- приходный ордер по форме № М-4 (утвержден постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве», далее – Постановление № 71а);
- подписанная данным материально ответственным лицом накладная поставщика по форме № М-15 (утвержденной Постановлением № 71а);
- товарная накладная по форме № ТОРГ-12 (утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций») и др.
Также покупатель (строительная организация) или поставщик с 2013 г. имеют право разработать свою форму документа, содержащую все семь обязательных реквизитов первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Как оценивать матзапасы
Стоимостная оценка материальных запасов в бюджетном учете зависит от способа поступления актива в госучреждение. Выделяют варианты:
|
Способ |
Порядок формирования стоимости |
|---|---|
|
Покупка, приобретение за плату |
По фактической стоимости, уплаченной продавцу, либо по фактически понесенным затратам предприятия на покупку МЗ |
|
Безвозмездная передача |
По фактической, балансовой стоимости, при получении МЗ по внутриведомственным, межведомственным и межбюджетным передачам. По текущей оценочной стоимости на дату поступления, при получении МЗ по иным передачам |
|
Изготовление МЗ хозяйственным способом |
По фактической стоимости понесенных затрат или по плановой себестоимости при изготовлении готовой продукции |
|
Неучтенные активы, выявленные при инвентаризации |
Примите на учет по справедливой стоимости |
|
Разукомплектованные ценности |
|
|
МЗ, полученные в результате списания основных средств |
|
|
Полученные в счет возмещения ущерба |
Поступление материальных запасов: типовые проводки
Вариант поступления материальных запасов в бюджетных учреждениях напрямую влияет на порядок составления бухгалтерских операций. Рассмотрим актуальные примеры.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Приобретение за плату |
||
|
Приняты к учету |
0 105 ХХ 340 |
0 302 34 730 |
|
Произведена оплата поставщику |
0 302 34 830 |
0 201 11 610 Оборот по забалансовому счету 18 |
|
Безвозмездное получение |
||
|
МЗ приняты к учету от головного учреждения |
0 105 ХХ 340 |
0 304 04 340 |
|
МЗ закреплены за организацией на праве оперативного управления |
0 105 ХХ 340 |
0 401 10 194 |
|
Изготовление готовой продукции |
||
|
Готовая продукция принята к учету по плановой себестоимости |
0 105 Х7 340 |
0 109 60 2ХХ |
Поступление материальных запасов следует регистрировать в бухучете на основании первичных документов: накладных, товарных чеков, актов приема-передачи и прочего.
Учет оборудования для НИОКР по договорам заказчика
Как оприходовать оборудование для научно-исследовательских работ по договорам заказчика на счет 044.2? Как сделать так, чтобы это оборудование попадало в реестр закупок?
Для регистрации движения оборудования для научно-исследовательских работ по договорам заказчика, учитываемого на счете 044.2, следует использовать документы раздела «Учет материальных запасов». В частности, для оприходования — документ «Поступление МЗ».
В табличной части документа выбирается счет 044 и номенклатура оборудования. Об оформлении документа «Поступление МЗ» читайте в описании документа и документации к программе. После проведения документа «Поступление МЗ» данные о закупке оборудования будут включены в реестр закупок.
При передаче оборудования со склада в научное подразделение для выполнения работ по теме (договору) следует оформить документ «МЗ списание» для списания оборудования с баланса.
При этом необходимо поставить оборудование на забалансовый учет — на счет А02 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Проводки по счету А02 следует вводить вручную.
Последовательность списания основных средств
Существуют самые разные причины, по которым может потребоваться списание основных средств: имущество может прийти в негодность, может быть разрушено по причине каких-либо стихийных бедствий или даже просто морально устареть, вследствие чего его нужно будет заменить новое.
- изучить объект, учитывая все существующие требования, причем предмет данного мероприятия постоянно должен находиться в доступе;
- провести оценку возможностей для проведения восстановительных работ, чтобы вернуть прежние эксплуатационные характеристики;
- установить причины ликвидации (которую зачастую все-таки приходится осуществлять);
- установить виновников в случае предварительной ликвидации;
- оценить основные возможности дальнейшей эксплуатации каких-либо отдельных компонентов указанного оборудования.
Положение о комиссии по списанию материальных ценностей
Вопрос о том, кто входит в комиссию по списанию материальных ценностей, решается каждым предприятием самостоятельно и закрепляется приказом или распоряжением. Состав комиссии может изменяться в процессе деятельности предприятия, поэтому нецелесообразно включать в положение указание на конкретные должности членов комиссии и их количество. Достаточно формулировки: «Состав комиссии ежегодно утверждается приказом директора». При этом в положении можно прописать алгоритм определения численности и состава комиссии.
Положение помогает регламентировать процедуры по списанию материальных ценностей и организовать эффективную работу комиссии. Выводы комиссии (как конечный результат ее работы) должны помочь руководству принять объективное и взвешенное решение о дальнейшей судьбе материальных ценностей, когда их использование в первоначальном виде и по исходному назначению невозможно.
Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания
Списание запасов происходит:
- при их их потреблении (использовании) в деятельности учреждения (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции);
- принятии решения о списании государственного (муниципального) имущества;
- принятии решения больше не использовать объект в качестве запасов и прекращении получения от него экономических выгод;
- передаче другой организации госсектора;
- продаже (дарении), обмене, распространении.
- по иным предусмотренным законом основаниям.
Списание стоимости материальных запасов может происходить двумя способами:
- по стоимости каждой единицы;
- средней стоимости.
Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.
Прядок выбытия материалов детально прописан в пп. 34-41, а правила их оценки при выбытии — в пп. 42-43 ФСБУ «Запасы».
Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.
Пример
На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.
Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:
(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.
Общая сумма затрат на использованный ватман равна:
166,8 × 15 = 2 502 руб.
Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.
|
Проводка |
Описание проводки |
|
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272) Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Использование материалов в текущей деятельности или при производстве |
|
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче |
|
Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Передача материалов от головного учреждения подведомственному |
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Регистры аналитического учета
| ОБЪЕКТ | РЕГИСТРЫ УЧЕТА | ОСОБЕННОСТИ |
|---|---|---|
| Виды МЗ | Карточки количественно-суммового учета | Ведут ЦМО по наименованию, сорту и количеству |
| Продукты питания | Накопительная ведомость по приходу и расходу, оборотная ведомость | Оборотная ведомость заполняется на основании накопительной ведомости. В конце месяца выводятся остатки |
| Разбитая посуда | Книга регистрации | Ведут ЦМО |
| Молодняк животных, животные на откорме | Книга учета | По видам и возрастным группам(только молодняк) |
Проводки По Принятию Материалов Для Казенного Учреждения В 2022
Исключение составляют объекты недвижимости. Объект должен быть признан основным средством, т.е. учтен на счете 01 «Основные средства» как только завершились капитальные вложения в строительство. Если недвижимость еще не прошла государственную регистрацию, ее нужно учесть на отдельном субсчете счета 01.
Последний из перечня законопроектов касается межбюджетных отношений. Он вводит понятие «горизонтальные субсидии».
Для того, чтобы учитывать такие объекты по счету 01, лучше всего открыть отдельный субсчет «Выбытие основных средств», дебет которого должен включать в себя общую цену выбывающего объекта, в то время как в кредит записывается общая сумма сформировавшейся амортизации. Остаточная стоимость данного объекта списывается по кредиту счета 01, а также в дебет счета 91 и субсчет 91-2.
С 1 января 2022 года действуют обновленные инструкции по бюджетному учету, также коррективы внесли в действующий порядок формирования КОСГУ и Единый план счетов — инструкция № 162н. Также чиновники ввели новые пять федеральных стандартов. Все эти нововведения изменили правила ведения бухучета в казенных учреждениях.
Штрафы и санкции за нарушение правил списания материалов в бюджетных учреждениях
Списывание материалов в бюджетных учреждениях является ответственным процессом, который требует строгого соблюдения правил и документального оформления. Нарушение этих правил может привести к различным санкциям и штрафам.
Основанием для списания материалов является документальное подтверждение их расхода. В этом смысле важно правильно оформлять документы, чтобы избежать возможных проблем в будущем. Для оформления списания материалов применяются специальные бланки, которые заполняются силами бухгалтера и подписываются ответственными лицами.
Перед списанием материалов необходимо провести оценку их состояния. Основным критерием является физическое состояние материалов и возможность их использования для предусмотренных целей. Общепринятой практикой является проведение инвентаризации, в результате которой определяются запасы материалов.
Способы списания материалов могут быть различными, в зависимости от их применения и характеристик. Например, если речь идет о списании строительных материалов, то процесс может включать выдачу материалов на строительство, участие исполнителя в оказании строительных услуг и другие сопутствующие действия.
Для правильного учета материалов в бухгалтерском учете применяется специализированное программное обеспечение, такое как 1С:Бухгалтерия. С его помощью можно проводить записи о списании материалов, отслеживать их движение и хранение.
Нарушение правил списания материалов может привести к различным штрафам и санкциям. Например, если списание материалов произведено без документального подтверждения, бухгалтерического учета или нарушены сроки своевременного списания, то компания может быть подвержена штрафам за нарушение бюджетных правил и норм законодательства.
В целях предотвращения возможных штрафов и санкций, необходимо строго соблюдать правила списания материалов в бюджетных учреждениях. Каждый работник, занимающийся списанием материалов, должен быть хорошо знаком с документацией и процессом списания. В случае сомнений или вопросов он должен проконсультироваться со специалистами в области бухгалтерии или юридическими сотрудниками, чтобы избежать нежелательных последствий.
В итоге, правильное списание материалов в бюджетных учреждениях требует не только знания правил и процедур, но и строгого их соблюдения. Это важно для поддержания четкого учета и предотвращения возможных финансовых и правовых проблем.