Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника ТК». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Какие люди могут исполнять обязанности?
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.
Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.
Три вещи, без которых невозможно исполнение должностных обязанностей по вакантной должности
Чтобы замена сотрудника другим работником была законной, необходимо одновременно выполнить три условия:
- Письменное соглашение сторон. Без письменного согласия работника (дополнительного соглашения к договору) работодатель не может привлечь его к исполнению работы за другого работника.
- Документальное оформление (издание приказа). Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя учреждения в обычном порядке.
- Назначение доплат за дополнительную работу. Временная замена должна оплачиваться сверх обычной заработной платы работника. Размер не установлен законом, его можно рассчитать любым удобным для работодателя способом, но чтобы работник с этим был согласен.
Способы замены временно отсутствующего сотрудника
ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:
- посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
- путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.
Кроме того, допускается внешнее замещение:
- прием по срочному трудовому соглашению,
- аутсорсинг.
Статьей 111 Трудового кодекса Республики Казахстан предусматривается исполнение обязанностей (замещение) временно отсутствующего работника. При этом, в Кодексе не дано понятие «временно отсутствующий работник». В этой связи прошу разъяснить:
- что значит словосочетание «временно отсутствующий работник» — понимается ли под этим нахождение основного работника в социальном отпуске или по другим причинам и включает ли в себя данное словосочетание вакантную должность (не занятая кем-либо должность)?
- допускается ли принимать (назначать) работника исполняющим обязанности на вакантную (не занятую кем-либо) должность?
Временный перевод и совмещение
В зависимости от типа работы, которую нужно будет дополнительно выполнять сотруднику, процедура оформления будет разной. Тут выделяют два направления:
| Вид | |
| Совмещение |
Такой вариант допустим в случаях, когда требуется выполнять однотипную работу по такой же специальности и с таким же как у сотрудника уровнем квалификации. Здесь, в свою очередь выделяют:
|
| Временный перевод | Этот вид возложения дополнительных обязанностей применяется в случае, когда новая работа кардинально отличается от той, что сотрудник выполняет на своем рабочем месте. Для этого у сотрудника должна быть дополнительная квалификация, опыт, образование, позволяющие выполнять новую работу. В этом случае можно временно перевести труженика на новый участок с освобождением на этот период по основному месту работы, а можно оформить как совместителя. Тогда сотрудник будет охватывать сразу два направления. |
Важно отметить, издание приказа по компании, как и личное согласие работника должны быть обязательно.
Помните, применять совмещение, либо временный перевод можно только в том случае, если присутствует свободная должность, по которой нужно выполнять работу. После ее заполнения труженик освобождается от дополнительных обязательств.
Для чего вменять обязанности сотруднику?
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.
Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:
- государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
- в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
- меняется организация труда;
- необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
- Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
Как оформить исполнение обязанностей
В трудовом законодательстве понятий «исполняющий обязанности» или «временно исполняющий обязанности» (врио, и.о.) нет. Это терминология делопроизводителей. Если образовалась вакантная должность и есть возможность и желание ее заполнить, ТК РФ позволяет выбрать из четырех вариантов:
Других вариантов заполнения вакансии ТК РФ не предусматривает. На период отсутствия основного работника (например, по причине отпуска, болезни) его обязанности должны выполняться и оплачиваться. Временное замещение директора требуется для обеспечения работы предприятия. ТК РФ позволяет оформить совместительство, совмещение, перевод или принять нового работника, но только с условием — на период временного отсутствия основного работника.
История возникновения аббревиатур связана с образованием специфической кадровой терминологии государственных служащих. Для примера, в указе президента от 20.03.2017 № 120 «Об утверждении Положения о порядке согласования кандидатур. » есть пункт 7:
Аналогичные положения о возложении полномочий на определенный период есть в указе президента от 16.09.1999 № 1237.
Правила написания сокращений
Правила оформления документации и использования аббревиатур указаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В п. 5.22 указано, как сокращать «исполняющий обязанности директора», — в соответствии с приказом о назначении. В документах допускается использовать сокращенное и полное наименование статуса.
Как пишутся сокращения:
Словари сокращений указаний по этим аббревиатурам не дают, но официальный портал, работающий под эгидой Совета по русскому языку при правительстве РФ, отвечает, что писать следует так: врио и и.о.
Если полномочия передаются заместителю-женщине, возникает вопрос, как пишется должность: исполняющий обязанности или исполняющая. Правила русского языка рекомендуют применять мужской или женский род в зависимости от контекста, в официальных документах без указания инициалов и фамилии используется мужской род, при подписании документов — женский.
Использование сокращений допускается только перед должностью, но не перед фамилией.
Правила написания в тексте:
Временное замещение необходимо не только правильно оформить, но и обозначить в тексте официальных документов.
Конституция РФ дает каждому гражданину право свободно распоряжаться своими способностями к труду и выбирать род деятельности и профессию (ст. 37, ч. 1). Запрет принудительного труда (ст. 37, ч. 2) гарантирует и статья 60.2 Трудового кодекса, согласно которой дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, за редким списком исключений в виде чрезвычайных происшествий.
Итак, работник согласен на ВРИО. Какие документы надо оформить? Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все зависит от того, каким образом будут выполняться трудовые функции отсутствующего работника. Если применяется полное освобождение от собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если работник наряду со своими трудовыми функциями исполняет и «чужие», то здесь вариантов больше: или работа в течение установленной продолжительности рабочего дня – совмещение должностей и расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, или работа в свободное от основной занятости время – совместительство, со всеми требованиями и гарантиями согласно статьям 282–288 ТК РФ, сюда же относится работа по договору подряда.
Для совместительства требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.
А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.
Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.
Учитывая давность документа, советую пользоваться статьей 151 ТК, которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.
Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).
На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос – необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение также не требуется.
Комментарий к статье 60.2 ТК РФ
1. В отличие от совместительства (см. ст. 60.1 ТК и комментарий к ней) совмещение профессий (должностей) имеет место в рамках одного трудового договора, и работа по совмещаемой профессии (должности) осуществляется в пределах и режиме рабочего времени, установленного трудовым договором. Условие о выполнении работ по двум или нескольким профессиям, специальностям или должностям определяется сторонами при заключении трудового договора в качестве условия о трудовой функции, возлагаемой на работника, либо впоследствии.
В силу ст. 57 ТК условие о расширении трудовой функции за счет совмещения профессий (должностей) может быть определено приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. При согласовании сторонами условия о совмещении профессий (должностей) и фиксировании его в установленной форме стороны могут установить срок такого совмещения и порядок выполнения работы по совмещаемой профессии (специальности) либо должности.
Что такое дополнительные обязанности?
В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.
Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.
Продажа обуви — один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля — читайте по ссылке.
К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:
- Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.
Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.
- В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
- Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).
Способы исполнения обязанностей по вакантной должности
По общей норме самовольно возлагать на работника исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается, за исключением постов, на которые должностных лиц назначают вышестоящие органы управления. Тогда для утверждения служащего у работодателя есть целый месяц. Это правило оговаривается в Разъяснении Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС № 30/39 от 29.12.1965 (ред. от 11.12.1986, с изм. от 11.03.2003) «О порядке оплаты временного заместительства».
Иногда, если на предприятии освобождается пост, руководители пытаются поручить исполнение обязанностей без согласия работника, нередко просто в устной форме. Нагрузка прибавляется, а заработок остается тем же. Такое решение нелегально. Чтобы поручить исполнение функций, работодатель обязан оформить все по закону. Есть два варианта: пригласить человека со стороны или предложить должность одному из сотрудников компании.
Со сторонним работником Трудовой кодекс предоставляет возможность оформить срочный трудовой договор (ст. 59) или внешнее совместительство (ст. 282). Еще один вариант — договор гражданско-правового характера на определенный срок. Но только для внештатного сотрудника при выполнении ряда заданий и оказания услуг.
При возложении и.о. на штатного сотрудника есть несколько способов:
- совмещение профессий (ст. 60.2);
- временный перевод (ст. 72.2);
- внутреннее совместительство (ст. 282).
Новые обязанности без доплаты: возможно ли?
Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.
Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.
Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.
Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.
Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.
Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2021 году
Важно! Если замещение основного сотрудника осуществляется по причине его ухода в отпуск, замещающий работник освобождается от своих прямых обязанностей – он только выполняет работу ушедшего в отпуск коллеги. Вместе “доплаты” в соглашении будет фигурировать понятие “размер оклада на период замещения”.
В Трудовом Кодексе РФ не содержится указаний относительно минимального или максимального размера доплаты, положенной сотруднику, который готов помимо основной работы исполнять обязанности отсутствующего коллеги. Однако, как показывает практика, работодатели устанавливают величину доплаты в пределах 30-50% оклада. Однако, закон не запрещает утвердить доплату в фиксированной сумме. При этом:
- Величина доплаты за совмещение должностей не должна превышать сумму оклада основного сотрудника за соответствующий отрезок времени.
- Если работодатель решит распределить обязанности временно отсутствующего сотрудника между несколькими подчиненными, суммарный размер всех произведенных доплат не может оказаться больше суммы оклада основного сотрудника (без учета всевозможных надбавок).