Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В настоящий момент практически любая бумага, используемая во внутреннем документообороте организации, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в произвольном виде. Уведомление о начале отпуска не является исключением из устоявшегося правила. Отметим, что так называемая свободная форма документа также имеет свои определённые особенности, касающиеся:
- делового стиля языка;
- обозначения реквизитов;
- оставления ссылок на законодательство;
- подписания необходимыми лицами;
- расшифровки оставленных автографов.
Исполнить официальную бумагу можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В силу того, что уведомление крайне невелико по объёму текста, рекомендуется воспользоваться форматом поменьше.
Написать текст документа допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Этот момент должен решить ответственный за составление уведомления сотрудник с оглядкой на требования руководства компании, особенности документооборота в фирме.
Объясняем, как правильно составить уведомление
При работе с уведомлением о начале отпуска первым делом обратим внимание на шапку документа, в которой необходимо прописать, кому и от кого направляется бумага. Отправителем всегда является директор, а адресатом – работник, подготавливающийся к уходу в отпуск. Далее обозначаем дату и место составления официальной бумаги.
Переходя к основной части, сошлёмся на приказ начальника, в соответствии с которым и был назначен отпуск, а также на штатное расписание фирмы. Затем высчитываем точное количество календарных дней и дату выхода на работу. Эти моменты также должны найти своё отражение в документе. Не забываем указать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Сумма отпускных, как правило, в уведомлении не фигурирует.
Что должно быть в уведомлении
Трудовое законодательство не содержит каких-либо требований к структуре уведомления о графитовом отпуске, что нужно направить работнику. Вместе с этим на практике подобный документ обычно содержит такие реквизиты:
- шапка (штамп) с наименованием и реквизитами компании, дата и регистрационный номер;
- полное ФИО и должность сотрудника, кому адресуется документ;
- название документа (Уведомление о начале отпуска);
- информация об отпуске (начало, продолжительность, окончание);
- подпись должностного лица (обычно представитель кадрового подразделения);
- место для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.
Как провести ознакомление
Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.
Как правило, используются следующие типы:
- Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
- Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
- Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
- Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.
Уведомление о начале отпуска — за сколько дней
Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.
Что, если работодатель решит уведомить сотрудника раньше чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно, важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.
Как подготовить уведомление о переносе срока и отзыве
Заметим, что самый распространённый вариант при переносе дат отпуска — инициатива работника. Ведь жизненные ситуации бывают разные: горящая путёвка, нужно выехать в другой город к родственникам и т. п., кроме того, если работник на больничном, работодатель обязан продлить отпуск В этой вариации для кадровика всё просто: человек пишет заявление, если новые даты согласованы, служба по персоналу готовит приказ и так далее. Уведомление здесь не требуется.
Но есть и второй вариант, когда предприятие вынуждено предлагать сотруднику сдвинуть сроки запланированного отдыха. Как правило, это серьёзные причины, которые требуют присутствия определённого работника, когда компетенции временного заместителя не позволят решить возникшую проблему. Это может быть авария на производстве, сбой во внутренней компьютерной сети или ревизия налоговиков и т. п. Случаются такие ситуации и в момент, когда человек уже находится в отпуске.
Важно помнить в этом случае, что внесение корректировок в график отпусков допускается строго по обоюдной договорённости. Если работник не соглашается, руководство компании не имеет права давить на человека или угрожать санкциями. Трудовое законодательство прямо указывает на то, что работодатель не имеет права каким бы то ни было образом наказывать отказавшегося перенести свой отдых сотрудника или вернуться на рабочее место раньше срока, это незаконно.
Особенности составления графика отпусков
В декабре работодатель должен установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ необходимо ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря) составлять и утверждать график отпусков, в соответствии с которым и определяется очередность. Поскольку график отпусков является локальным нормативным правовым актом, он должен быть утвержден в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия таких документов, то есть с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков, с одной стороны, поможет руководителю распределить нагрузку на штат в летний период, с другой — избежать конфликтных ситуаций как с сотрудниками, так и с трудовой инспекцией.
Обратите внимание, что график отпусков не желателен, а обязателен, как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
График отпусков относится к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма графика отпусков — унифицированная форма Т-7 — утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Однако с 01.01.2013 формы данных учетных документов применять не обязательно.*(1)
С графиком отпусков должен быть ознакомлен каждый работник. Подтверждение процедуры ознакомления — подпись работника либо на самом графике, либо в специальной ведомости.
А если работник отказывается получить приказ об отпуске?
Если работник отказывается получить приказ об отпуске, то составляется соответствующий акт.
Приведем образец акта об отказе от ознакомления под подпись с приказом о предоставлении отпуска.
| МБУ «Средняя общеобразовательная школа» N 10 17.03.2014 |
Акт об отказе от ознакомления под подпись с приказом о предоставлении отпуска N 13 |
Случаи отказа сотрудника
Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.
Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.
При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.
Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.
Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.
Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.
Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.
График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.
Нужно ли уведомление о начале отпуска?
Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.
Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.
Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?
Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.
При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.
Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.
На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.
Что включить в график отпусков на 2020 год
В графике фиксируют точные сроки, когда работник будет отдыхать. Если в 2020 году в компанию придут новые сотрудники, они получат право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий документ. Новичку достаточно написать заявление, а работодателю – издать приказ. Но удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Тогда будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Но какую запись в этом случае сделать?
На новых сотрудников можно заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику на 2020 год. Тогда в первоначальном графике сделайте отметку о наличии приложения.
Всех работников компании нужно ознакомить с графиком отпусков. Однако как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
Самый безопасный вариант — ознакомить под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.
В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».
Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».
Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:
- Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
- Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.
Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.
Детали оформления уведомления о начале отпуска
Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:
| Название компании | Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху. |
| Данные работника | Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже. |
| Текст | Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде. |
| Подпись | Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой. |
| Направление документа в дело | В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку. |
В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.
Уведомление об отпуске обязательно или нет
О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.
За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Уход на отдых по графику отпусков
Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.
По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.
Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.