Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно построить работу бухгалтерии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Даже если рабочее время бухгалтера уходит только на трудовую деятельность, это вовсе не означает, что свободного времени совсем нет. Просто оно направлено на решение мелких вопросов, которые можно было бы исключить — автоматизировать процесс, делегировать другим сотрудникам или вовсе убрать.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Краткая пошаговая инструкция по организации бухучета ООО с нуля
- Определите ответственного за ведение бухгалтерского учета. Это может быть сам руководитель ООО, штатный главбух или аутсорсинговая фирма.
- Выберите систему налогообложения. Если планируете применять УСН, не пропустите срок подачи уведомления: 30 дней после регистрации, иначе придется работать на ОСНО до конца года.
- Разработайте и утвердите учетную политику. Закрепите в ней методы учета, план счетов и формы регистров и первичных документов.
- Все операции оформляйте первичными документами и фиксируйте в регистрах бухучета с группировкой на соответствующих счетах.
- Организуйте хранение документов в соответствии с установленными сроками.
- Составьте график сдачи налоговых и бухгалтерских отчетов, а также отчетов по сотрудникам.
Как найти квалифицированного бухгалтера в штат
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.
Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.
Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.
Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.
На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.
Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:
- Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;
- Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;
- Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;
- Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;
- Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.
Цели и задачи бухгалтерии
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.
Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.
Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.
Что такое бухгалтерия?
Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:
Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.
В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.
На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:
- Бухгалтерский учет;
- Налоговый учет.
Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:
- Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности.
Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение. - Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота.
Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.
Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.
В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.
Второй вариант также имеет свои недостатки:
- Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
- Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.
Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации
Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.
- Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
- Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.
Бухгалтерия должна предоставлять вам информацию о прогнозируемой сумме налогов за текущий период. Это нужно, чтобы у вас было время для финансовых маневров, например, перенести оплату от заказчиков на следующий налоговый период или наоборот, поторопить заказчика погасить долг.
В сентябре компания закупила материалы, за которые надо платить в первых числах октября. В это же время поступил заказ от клиента, оплата запланирована на вторую половину октября. В компании введена практика информирования собственника о предстоящей сумме уплаты налогов. Оказалось, что если компания оплатит закупку материалов, то денег на налоги не хватит. В этой ситуации собственник провел переговоры с поставщиком, попросив отсрочить платеж на несколько дней, а также с заказчиком, предложив ему скидку на следующий заказ, если тот проведет оплату раньше запланированного срока.
Если вы не в курсе, сколько компания должна заплатить налогов за текущий период, то не исключено, что ваш бизнес теряет деньги. Попросите бухгалтера подготовить справку о предстоящих выплатах, проанализируйте, сколько налогов вы платите. Обсудите с бухгалтером или внешним аудитором, какие есть возможности снижения налоговой нагрузки.
Как исправить ситуацию. Установите сроки, в которые бухгалтер должен предоставлять вам сведения о предстоящих налоговых платежах. Назначьте бухгалтеру премию за реализацию идей по снижению налоговой нагрузки.
Бухгалтер, впрочем как и другие сотрудники компании, должен знать стратегическую цель бизнесе, осознавать свою роль в ее достижении. Иначе ваш бизнес будет терять деньги.
У компании было 10 кофеен. Одну из них собственник закрыл, о чем в устной беседе сообщил бухгалтеру. Однако тот якобы не услышал об этом или неверно понял, но факт в том, что на протяжении следующих 6 месяцев бухгалтер продолжал сдавать отчетность и платить налоги по закрытой кофейне. Компания потеряла более 300 тыс. руб.
Как исправить ситуацию. Во-первых, приглашайте главбуха или представителя бухгалтерии на стратегические сессии и на регулярные планерки. Бухгалтерия должна понимать, что происходит в бизнесе. Во-вторых, устанавливайте бухгалтерии KPI, которые способствуют достижению стратегических целей.
Делегируйте полномочия и проверяйте
Основную часть времени главбуха занимает текущая работа. Нередко сотрудники обращаются ко мне с просьбой разрешить рабочие моменты. Если вопрос можно решить по-разному, предоставляю право выбора. Ведь человеку, самостоятельно принявшему решение, работать гораздо интереснее.
Очень важно организовать оперативную работу на всех участках. В дополнение к ежедневному «составлению» кассы и проведению выписок банка, что само собой разумеется, необходимо не менее оперативно (без откладывания на потом) составлять и подписывать трудовые договоры, авансовые отчеты, приходовать основные средства и материалы.
В нашем коллективе каждый отвечает за свой участок и ежемесячно представляет отчет о проделанной работе. Это распечатка тех бухгалтерских счетов, которые ведет сотрудник. Я проверяю только принципиальные моменты. Но иногда в целях контроля могу проверить работу того или иного сотрудника полностью.
Таким образом, мы ежемесячно составляем баланс, что позволяет нам чувствовать себя уверенно перед последним сроком сдачи квартальной отчетности.
Чем еще занимается бухгалтерия?
Все остальное, чем обычно нагружают бухгалтеров, не относится к обязанностям бухгалтерии. Озадачивать бухгалтеров чем-то еще — можно, и иногда нужно. Просто называйте вещи своими именами, чтобы избежать путаницы в терминах. Например:
| Неправильно | Правильно | Почему |
| Ты ж бухгалтер, составь договор | Определить основные пункты договоренностей самостоятельно и обратиться к юристу для их формализации | Потому что в случае нарушения договора в суд пойдет юрист, а не бухгалтер. |
| Ты ж бухгалтер, вот и звони покупателям чтобы первичку возвращали | Построить процесс продажи/доставки так, чтобы первичка возвращалась в момент продажи. | Потому что время грамотного главбуха стоит слишком дорого. Тем более к клиенту все равно поедет представитель компании. |
В бэк-офисе бизнеса есть несколько ролей. Например, финансист, экономист, кадровик. Подробнее о ролях бэк-офиса малого бизнеса — в следующих статьях.
В малом бизнесе роли всегда совмещаются (часто в одном человеке — собственнике бизнеса). Как их совмещать в конкретно вашем бизнесе — решение за вами. Но вернемся непосредственно к бухгалтерии.
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так?
Есть довольно стандартный список тревожных звоночков для руководителя, которые намекают на беспорядок:
- Главный бухгалтер «не знает, как надо». Если руководитель задает сотруднику вопрос, а тот откровенно признается, что не знает или не понимает, как нужно действовать, это показатель того, что требуется более подготовленный и мотивированный специалист.
- Данные в отчетах не сходятся между собой. Собственник обычно лучше всего понимает, как идут дела у компании. И если информация в отчетах расходится с другими собранными данными по организации — это повод забеспокоиться и перепроверить работу бухгалтерии.
А что делать, если в бухгалтерии уже завал?
Столкнувшись с проблемами в бухучете, руководитель или собственник обычно хватается за голову с вопросами: «Что же делать? Что теперь будет?» В этот момент важно помнить, что любая проблема имеет решение. Итак, что нужно делать:
- Выявить проблему и ее причины. Для этого можно заказать аудит. Тогда компания предоставляет сторонней организации доступ к своим файлам и документам и позволяет провести ревизию. В итоге выявляются слабые места и пробелы и формируется программа действий по их устранению.
- Обратиться за помощью к специалистам. Это позволит выйти из сложной ситуации с наименьшими потерями. Все ошибки подлежат исправлению: можно пересчитать налоги, подать уточненные декларации… Если делать все в правильной последовательности и соблюдая нормы налогового законодательства, то санкции будут применены только в виде пеней.
- Доверить ведение бухгалтерии профессионалам. Сегодня уже не обязательно содержать в компании отдельное подразделение бухгалтерии. Малый и средний бизнес может и вовсе полностью перевести это направление на аутсорс и воспользоваться услугами таких компаний, как FinDep. Крупному бизнесу все же стоит иметь в штате ответственных специалистов, которые будут представлять сторону компании в коммуникации с аутсорсером.
Отрицательные остатки
Отрицательные остатки — «краснота в 1С». Рано или поздно вы столкнетесь с этим выражением со стороны своей бухгалтерии, особенно, если у вас торговая или производственная компания.
Выражение «красные остатки» — означает, что компания реализовала или потратила то, чего у компании по данным 1С не было. Например, вы продали 20 единиц товара, хотя в 1С на складе было всего 10 единиц (остаток -10 единиц). Или вы купили товар за 10 000 рублей, хотя у вас всего 5 000 рублей на счету.
Самая частая ситуация — продали товар, который по факту не учтен в 1С. Это означает, что в 1С не введены документы, которые учитывают этот товар. Соответственно не учтены расходы с этих товаров и НДС, а это повышение налогов к уплате.
Если после закрытия месяца у вас возникают отрицательные остатки — это звоночек. Значит, документы куда-то пропали, либо их не донесли менеджеры, либо бухгалтерия их не ввела. В любом случае, если не найти документы с товаром, то у вас возрастает налоговая нагрузка.
Если у вас торговая компания, то желательно, чтобы документы по получению товаров и материалов вводились по факту получения. Т.е. пришла поставка товара — документ с товаром сразу занесли в учетную систему, чтобы в учетной системе были корректные остатки по товарам.
Может возникнуть ситуация, когда товар по факту есть (10 единиц на складе), а в учетной системе показывается, что товара нет (0 единиц). Т.к. ответственный сотрудник за внесение документов еще не внес их в учетную систему.
Вам звонит покупатель и просит продать товар, который еще не занесен в учетную систему. Ваш менеджер на основе данных из учетной системы сообщает, что этого товара пока нет. Ваш покупатель уходит к конкуренту, т.к. вы не можете продать товар клиенту, которого нет в учетной системе, хотя товар фактически на складе есть.
Еще раз:
-
Из-за отрицательных остатков вы платите больше налогов.
-
Из-за неоперативного ввода документов с товарами в учетную систему вы можете потерять клиентов.
Организация бухгалтерского учёта хозяйствующего субъекта в России
В соответствии с законодательством Российской Федерации[5], хозяйствующий субъект (по решению его руководителя) может реализовывать один из пяти вариантов организации бухгалтерского учёта:
- предусмотреть в штатной структуре предприятия отдельную бухгалтерскую службу
, называемую обычно
бухгалтерией
, возглавляемую главным бухгалтером, — наиболее распространённый способ, а для крупных коммерческих предприятий — единственно возможный; - возложить обязанности по ведению бухгалтерского учёта на бухгалтера
, выполняющего обязанности в качестве штатного сотрудника либо по совместительству; - заключить договор аутсорсинга
с фирмой, оказывающей финансовые услуги (например, с аудиторской компанией) — способ отличается повышенной надёжностью (с юридической точки зрения), однако весьма дорог по сравнению с остальными; поэтому часто используется представительствами иностранных компаний; - передать ведение учёта централизованной бухгалтерии
— централизованные бухгалтерии создаются, обычно, при органах государственной власти или местного самоуправления в целях экономии средств и ресурсов; ведут бухгалтерский учёт одновременно нескольких учреждений, подведомственных этому органу (например, школ, поликлиник и т. п.); - оставить обязанности по ведению учёта за руководителем лично
— актуально, в основном, для небольших организаций, имеющих штат в несколько человек и совершающих ограниченное количество хозяйственных операций; использующих, в основном, упрощённые схемы налогообложения.
Начинающий бухгалтер: с чего начать работу?
Чтобы стать хорошим специалистом следует начать с получения образования. Самоучки редко когда бываю в почете, так что лучше пойти в училище или высшее учебное заведение.
Если на руках уже есть диплом и даже рабочее место, следует перейти к следующим этапам становления себя как высококлассного бухгалтера:
- Будет нелишним ознакомиться с особенностями налогообложения на предприятии.
- Следует ознакомиться со всеми отчетными финансовыми документами, которые «ходят» в организации.
- Стоит дополнительно поработать с программным обеспечением. Не помешают курсы, пусть даже и платные. За пару недель можно выучить достаточно полезных «фокусов», которые сэкономят часы работы.
- Всегда необходимо интересоваться особенностями законодательства, в конечном счете, ответственность нести придется именно перед государством. Так что в ближайшие несколько лет начинающего бухгалтера будет интересовать лишь то, как перепишут очередной закон и примут ли его в третьем чтении.
- Никогда не надо останавливаться в своем развитии. Меняется законодательная база, обновляются документы, совершенствуется программное обеспечение.