Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где ставить печать в договоре». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Где ставится печать на документах?
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.
В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.
Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.
Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.
- Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
- Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.
- Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).
И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
Форма и размер печати
Нормативные акты не содержат сведений о форме, цвете и размере. Но известно одно – название организации и фактически адрес указываются полностью. Реквизиты можно написать на латинском языке. Самый обычный и распространенный размер оттиска – 38-42 мм. Для проставления штампа часто берут темно-синие или фиолетовые чернила.
Оттиск должен получится ярким, но не с жирным следом печати на документе. Если целостность штампа нарушена, следует заменить. Новый штамп нужен еще в том случае, если название фирмы или ее адрес поменялось. Из четыре видов оттиска можно выбрать понравившийся:
- С окантовкой. Характеризуется разным видом оформления. Применяется орнамент между внешнем, внутренним слоем, без задевания надписи.
- Для частных предпринимателей. С названием ИП и реквизитов.
- Простой. Имя ООО или АО, адрес.
- С микротекстом. Окантовка проходит в 2 слоя. Мелким шрифтом указывает реестровый номер.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду. Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.
- Простой. Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
- С микротекстом. В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и КПП, а также организационная форма компании.
- С окантовкой в виде орнамента. Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
- Для ИП. Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как ОГРНИП, адрес, а также ИНН.
На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций.
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес. Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
Печать: как много в этом штампе.
К.В. Лунякин, заместитель генерального директора ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
В период сдачи отчетности в налоговой инспекции можно часто встретить расстроенного бухгалтера, которому «завернули» бумаги, потому что на декларации или расчете нет печати фирмы. Не расстраивайтесь по пустякам! Не всегда инспектор прав, требуя, чтобы на всех документах были проставлены оттиски.
На титульных листах деклараций стоят буквы «МП». Значит, здесь должна быть печать. А на других страницах? Часто, если инспектор не находит оттиска на каждой, он переносит прием документов на другой день. В итоге фирма может пропустить срок сдачи отчетности. А за это ей выписывают штраф по статье 119 Налогового кодекса, который составляет 5–30 процентов от задекларированной суммы налога.
Если листы декларации не «украшены» оттиском, имеет ли право инспектор не принимать бумаги? Представители ИФНС разъясняют, что все зависит от того, упоминает ли инструкция по заполнению данной декларации печать в качестве обязательного реквизита. Когда оттиск печати предусмотрен, инспектор вправе не принимать отчет; если такого требования нет, налоговику придется забрать документ. Например, в форме декларации по НДС (форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина от 28 декабря 2005 г. № 163н) «МП» стоит только на титульном листе, на остальных такой пометки нет. Более того, в порядке заполнения декларации указано, что печать нужно ставить только там. Соответственно «отмечаться» на других страницах необязательно.
Есть и судебные решения, свидетельствующие о том, что налоговые инспекторы не вправе отказывать в приеме декларации, если на каждой ее странице нет печати. Примерами могут послужить постановления Федерального арбитражного суда Уральского округа от 9 декабря 2003 г. № Ф09- 4165/03-АК и от 6 мая 2003 г. № Ф09-1228/03-АК. Каждый раз судьи отмечали, что подобные решения чиновников не соответствуют статьям 23 и 80 Налогового кодекса.
Печать для доверенности
Каждый бухгалтер знает: если при продаже товара его получает материально ответственное лицо покупателя, то необходима доверенность. Документ составляют по определенным формам (М-2 и М-2а). Порядок заполнения утвержден постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а. В нем определено, что доверенность нужна для подтверждения права представителя получать материальные ценности, отпускаемые поставщиком по счету, договору, заказу или соглашению. Документ фирмы должен быть подписан руководителем, печать на нем обязательна (п. 5 ст. 185 ГК).
Кстати, эту позицию уже давно озвучили судьи в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда от 13 августа 1996 г. № 1792/96. Они указали, что с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица нужно оформлять в порядке, установленном именно в кодексе.
Таким образом, чтобы доверенность была действительной, на ней должна стоять подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Плюс ко всему обязательно наличие печати организации.
Особо обратим внимание на доверенность, которую выдают на право представления интересов. Иногда фирмы, имеющие филиалы, ее оформляют неправильно. Вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна. Этот же вывод сделал суд. Он признал, что регистратор правомерно отказал представителю организации в открытии лицевого счета для учета ценных бумаг, так как один из представленных документов был скреплен печатью филиала (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16 апреля 2004 г. № А43-10946/2003-25-340).
Договор вне формы
Многие налоговые инспекторы считают, что сделка недействительна, если на договоре нет печати. При этом они ссылаются на статью 162 Гражданского кодекса. Однако в ней указано только то, что обязательна «простая письменная форма» сделки, о печатях же – ничего.
Что по этому поводу думают суды? Они как раз занимают позицию фирм. Примером может послужить постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 26 февраля 2004 г. № КА-А40/799-04. В нем сказано, что «требование ИФНС о предоставлении копий договоров с подписями и печатями сторон не основано на законе».
Компании спорят о печатях на договорах не только с чиновниками, но и между собой. Так, фирма-арендатор обратилась по такому поводу: владелец недвижимости, не сообщая ей, подал документы на государственную регистрацию договора. Арендатор решил, что это незаконно, так как на договоре аренды не стоит его печать. В данном случае суд фирму не поддержал, ведь с заявлением на государственную регистрацию может обратиться любая из сторон (ст. 26 Закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»). Что касается печати, то она не является необходимым реквизитом формы сделки, совершенной в простой письменной форме (постановление ФАС Московского округа от 15 февраля 2002 г. № КГ-А40/384-02).
Еще один пример: бывший арендатор хотел добиться, чтобы соглашение о передаче прав и обязанностей новому арендатору признали недействительным. На том основании, что одна из сторон не поставила на договоре печать. Такой аргумент судей не впечатлил. В результате они заявили, что «скрепление соглашения печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки» (постановления ФАС Московского округа от 9 марта 2004 г. № КГ-А40/945-04 и от 19 января 2004 г. № КГ-А40/10923-03-П). Следовательно, если печати на договоре нет, то это не нарушение.
Возместить НДС без печати
В числе документов, подтверждающих право на нулевую ставку НДС и налоговый вычет, есть выписки банка. Они свидетельствуют о том, что на счет экспортера поступила выручка от иностранного покупателя. Так вот инспекторы считают, что на таких выписках должен быть банковский штамп. В противном случае возместить НДС нельзя.
В подобных ситуациях суды также становятся сторонниками предприятий, что вполне обоснованно. В Налоговом кодексе данного требования нет. Кроме того, это не предусмотрено и банковскими правилами. Выписки из лицевых счетов банк может выдавать клиентам без своих штампов и подписей сотрудников (п. 2.1 ч. III Положения Центробанка от 5 декабря 2002 г. № 205-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»). Все это учел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 11 июня 2004 г. № А56-34443/03.
Но налоговики используют не только этот повод, чтобы придраться к документам экспортеров. Они отказывают в вычете, если на договоре нет отметки и печати банка, которые подтверждают, что контракт принят на расчетное обслуживание. Но опять же такое требование в Налоговом кодексе отсутствует. Поэтому действия инспекторов неправомерны (постановления ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. № А56-29111/03 и от 17 мая 2004 г. № А56-29782/03).
Печать для первички
Печать не включена в обязательные реквизиты первичных документов (ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Из этого следует, что первичка будет недействительна без печати только в том случае, если та предусмотрена специальными требованиями. Например, «Товарная накладная» по форме ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132 – далее Постановление) в разделе реквизитов грузополучателя содержит пометку «МП». То есть предусматривает печать организации-грузополучателя (покупателя).
Кстати, в указаниях по заполнению формы ТОРГ-12, изложенных в Постановлении, о печатях ничего не сказано. Прописано лишь, для чего накладная предназначена и в скольких экземплярах ее составлять. Таким образом, в общем случае печать грузополучателя на накладной не предусмотрена. Но будьте внимательны: форма содержит пометку «МП». Поэтому, если у вас будет проверка, налоговый инспектор может сослаться на статью 252 Налогового кодекса, где сказано, что расходы должны подтверждать документы, оформленные в соответствии с законодательством. То есть раз в унифицированной форме есть реквизит «МП», то синий штамп там должен стоять обязательно. Иначе контролеры исключат суммы, указанные в накладной, из состава расходов.
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций.
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес. Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.