Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация использования личного транспорта договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания, использующая имущество работника, должна выплачивать за это соответствующую компенсацию. Данные правоотношения должны быть обязательно оформлены. Например, такое соглашение можно включить в трудовой договор в качестве специального пункта. Такой вариант оформления подходит для ситуация, когда при трудоустройстве изначально планируется использование автомашины работника.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Договор на использование личного автомобиля служебных
Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.
Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде. Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта В данной статье разберемся, как это документально обозначить. Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами. Договор на использование личного автомобиля в служебных целях Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.
Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях. Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.
Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».
Возмещение расходов за использованные горючесмазочных материалов производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм: бензин л/100 км пробега моторное масло согласно инструкции по эксплуатации; трансмиссионные масла согласно инструкции по эксплуатации; охлаждающие жидкости согласно инструкции по эксплуатации; прочие технические масла и жидкости согласно фактических затрат, но не более 5% стоимости горюче-смазочных материалов. 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ 6. 1. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в виде дополнительных соглашений, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора. 7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 7. 1.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством. Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Учет компенсации при расчете прибыли предприятия
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При учете расходов ⇓
- Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
- Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
- Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
- Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
- Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником
Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:
- Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
- Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
- Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
- Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации
Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.
- Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).
- Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.
Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
В том случае, если сотрудник предприятия систематически используется свой личный автомобиль или мотоцикл для исполнения служебных обязанностей, он вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание транспорта — заправку его бензином, парковку, амортизацию в центре техобслуживания.
Чтобы разногласий с работодателем в будущем не возникало, факт получения компенсации лучше зафиксировать в должностных инструкциях или прикрепить к личному делу письменное согласие на эксплуатацию машины в служебных целях. Нужно проконтролировать, чтобы наниматель издал Приказ для бухгалтера предприятия о доплате к зарплате денежного возмещения за транспорт.
Имейте в виду, что если вы просто используете автомобиль для того, чтобы добираться до работы и возвращаться с рабочего места домой, это не считается использованием авто в служебных целях. О втором случае можно говорить, когда на авто осуществляется доставка товаров до склада или со склада до квартиры клиентов, если машина используется в службе такси, если сотрудник развозит других работников и так далее. То есть главное — чтобы должность имела разъездной характер.
Гражданский кодекс РФ предусматривает договор аренды автомашины с экипажем (водителем) и без него.
По условиям договора сотрудник, сдавший личную машину в аренду компании, получает за ее использование арендные платежи, а не компенсирование затрат.
Соглашение об аренде составляется в письменной форме и должен содержать:
- сведения об автомашине (реквизиты, описание и правоустанавливающую документацию);
- в течение какого периода времени арендованная автомашина будет использоваться;
- условия, сумму, порядок внесения арендных платежей;
- условия расторжения соглашения.
Компания – арендатор осуществляет расходы по обслуживанию и техническому обеспечению автомашины .
Страховые взносы на арендные платежи не начисляются в силу ст. 420 Налогового кодекса РФ.
При возникновении споров, рассматриваемых судами, в процессе рассмотрения дела выясняется фактическая передача работником своего автомобиля компании.
Если работник пользовался автомобилем без оформления соответствующего соглашения (с экипажем), то выплате подлежит компенсация за пользование собственного транспорта в служебных целях, а договор аренды считается незаключенным.
Таблица 2. Основные отличия оформления автомашины в соответствии с трудовым и гражданским законодательством
| ТК РФ | ГК РФ | |
| Норма | Ст. 188 | Статьи 606, 632 — 649 |
| Варианты | Указание на применения собственного ТС в трудовом контракте.
Оформление доп соглашения к контракту. Заключение иного соглашения |
1. Договор аренды ТС с экипажем.
2. Договор аренды ТС без экипажа. |
| Переход права | Право пользования и владения не переходит к работодателю | Право пользования и владения с момента передачи авто |
| Использование | ТС может использоваться для личных нужд | ТС используется только в рабочее время и для служебных поездок |
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.
В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.
Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.
Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.
Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.
Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.
Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять