Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

• правильность регламентированного учета налогов;
• своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
• обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Ключевые пункты бухгалтерского договора

Договор считается полноценным, если он содержит основные пункты:

• предмет договора – стандартный список обязанностей, которые должен выполнить исполнитель (профессиональный стандарт бухгалтера). К обязанностям обязательно должны быть приписаны сроки и график их выполнения. Указываются эти требования либо в самом договоре, либо в его приложения;
• личная ответственность исполнителя, либо материальная от самой фирмы, если исполнитель работает от нее;
• размеры штрафных взысканий, которые могут быть возложены на одну из сторон, если будут нарушены либо выполненные не в полном объеме требования по договору. Также указывают методы сотрудничества во время споров, особенности расторжения договора, включая досрочное при невыполнении обязательств;
• размер оплаты каждой услуги, объем работы. Это один из самых важных пунктов, в котором должны быть указаны сведения о всех видах работ, о скидках, об основаниях изменения стоимости оказываемых услуг в будущем;
• особенности сотрудничества при форс-мажорных обстоятельствах;
• дата начала оказания услуг и их завершения.

Что это за соглашение

Такой договор подразумевает передачу какой-либо работы в руки организации, профессионально оказывающей такие услуги, с целью экономии на штате собственных сотрудников. В России это достаточно новое явление, которое, однако, уже получило довольно широкое распространение. Благодаря передаче некоторых неосновных направлений своей деятельности профессионалам можно получить ряд преимуществ: экономия на непроизводственных расходах, экономия времени и нервов (в процессе обучения новых сотрудников часто возникают ситуации ошибок и промахов).

Передав некоторые вспомогательные функции в специализированную организацию, можно рассчитывать на качественное выполнение поручений, ведь аутсорсеры – это чаще всего профессиональные работники, имеющие свое рабочее место, необходимое программное и техническое обеспечение.

Таким образом, его деятельность контролируется двумя сторонами – получателем услуги и его собственным работодателем.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

1. Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
2. Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
3. Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
4. Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
5. Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.

1. Обследование бухгалтерских процессов
   . Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
2. Полный.
   Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
3. Аутсорсинг от лица главного бухгалтера.
   Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
4. Консалтинг.
   К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.

Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Подготовительные работы

Решение вопроса об управлении персоналом на аутсорсинге начинается еще задолго до того, как бизнес-процессы будут переданы внешнему исполнителю. Прежде чем это осуществить, компания должна установить ее нынешнее состояние и оценить актуальное положение дел. Это важно хотя бы по той причине, что многие предприятия не уделяют должного внимания регулярному ведению учета своих активов. Бизнес-процессы у них протекают не прозрачно, из-за чего плохо подлежат управлению и контролю. Если передать их на аутсорс в таком виде, взаимодействие с внешними исполнителями будет неэффективным, а попытки управления не приведут к нужному результату.

Если на данный момент с бизнес-процессами и отчетностью в компании полный порядок, можно переходить к следующему ключевому фактору. Это определение принципов, используемых при управлении аутсорсинговым контрактом. Так, во избежание риска утраты контроля над отданным бизнес-процессом, важно заранее установить аутсорсинговой компании определенные рамки, за которые он не имеет права выходить при выполнении задачи. Если этого не сделать, у аутсорсера возникнет неограниченная свобода действий в отношении ваших процессов, результат работы персонала станет менее предсказуемым, что, в свою очередь, затруднит мониторинг и управление.

Управление аутсорсингом

На этом этапе предполагается, что компания подписала контракт с аутсорсинговой фирмой, после чего исполнитель перешел к работе. Возникает вопрос – как контролировать эффективность услуг, оказываемых аутсорсером? В первую очередь, определите человека, который возьмет на себя роль управляющего. Как правило, в современных компаниях эту функцию выполняет IT-руководитель в соответствии с возложенными на него обязанностями и предоставленными полномочиями. От его действий зависит успешность переданного на аутсорсинг проекта, именно он управляет процессом. В связи с этим эту позицию должен занимать ответственный и квалифицированный человек.

Второй момент – формирование рабочей группы на стороне заказчика. Задачей людей, входящих в состав этой группы, является постоянный контроль деятельности аутсорсинговой компании, учет ее действий, проверка соблюдения обязательств, прописанных в договоре, оценка уровня сервиса, контроль внесения корректировок по результатам проведенных проверок и выявленных ошибок. В зависимости от объема работ, возложенных на аутсорсинговую компанию, рабочая группа может состоять из одного или нескольких сотрудников. Аналогичную группу или специалиста в лице сервис-менеджера должна предоставлять и аутсорсинговая компания, если это серьезный бизнес.

Третий момент – это создание условий, в которых руководство бизнеса будет принимать активное участие в управлении аутсорсинговым персоналом. Нередко возникает ситуация, когда высокое руководство не считает нужным участвовать в таких вопросах, и привлечь его бывает очень сложно. Несмотря на это, важно, чтобы руководство было не только в курсе текущей ситуации по бизнес-процессам, переданным на аутсорсинг, но и информировало компанию-исполнителя о возможных изменениях в структуре обслуживаемого бизнеса. Это может быть расширение географии работы, открытие новых рынков и видов деятельности. Такая открытость сильно помогает в управлении.

Обязательно составьте чек-лист по каждому делегированному бизнес-процессу и регулярно проверяйте, в насколько полном объеме персонал на аутсорсинге выполняет поставленные задачи.

Образец договора аутсорсинга

Аутсорсинговые соглашения могут быть самыми разнообразными. Документы зависят прежде всего от типа необходимой услуги. Стандартный договор аутсорсинга включает в себя следующие пункты:

• Стороны соглашения (указание юридических и физических лиц);
• Перечень предоставляемых услуг. Обычно описывается услуга в общих чертах. Детально описанные обязанности и полномочия исполнителя заказчик может включить в другие документы;
• На какой срок составляется договор аутсорсинга;
• Вознаграждение за оказание услуг, порядок оплаты;
• В каком случае возможны изменения в договоре;
• Материальная ответственность сторон;
• Условия расторжения соглашения.

Скачать типовой договор аутсорсинга можно, перейдя по ссылке — Типовой договор аутсорсинга. Достаточно просто внести в документы свои данные.

На что обратить внимание при подписании договора на аутсорсинг

Особое внимание при подписании договора на аутсорсинг следует обратить на конфиденциальность. Конфиденциальность предполагает соблюдение коммерческой тайны, а также сохранение анонимности всех сотрудников, с кем контактирует аутсорсер.

В договоре также следует предусмотреть определенные требования к квалификации профессионального опыта специалистов компании-аутсорсера, которых планируется привлечь к решению вопросов заказчика.

Для того, чтобы минимизировать налоговые риски, в договоре следует предусмотреть требования о страховании рисков в соответствии с законодательством. Это указывается в таких пунктах договора, как предмет договора, порядок предоставления услуг, сроки договора и т.д. все указанные разделы следует сформулировать как можно конкретнее, без неточностей, так как в случае судебного разбирательства это может вызвать споры.

Также в договоре следует указать о корректности документального оформления предоставляемых услуг, то есть счета-фактуры, актов и т.д.

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:

• подготовка политики учета;
• оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
• расчет зарплаты и взносов;
• работа с отчетностью;
• расчет налогов;
• сдача деклараций;
• создание поручений по платежам;
• ведение регистров;
• сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
• опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

• регистрация компании;
• ведение кадрового учета;
• ИТ-поддержка;
• выбор режима налогообложения;
• юридические консультации;
• составление и проверка условий договоров;
• ведение учета финансов и управления;
• охрана труда.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)
1 этап — заключение договора на оказание услуг

Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:

• обязанности и ответственность сторон;
• распределение зон ответственности сторон;
• список услуг и их стоимость;
• перечень документов, необходимых для всех видов операций;
• порядок и сроки передачи документации;
• доступ к информации;
• гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
• порядок передачи базы данных при расторжении договора.

При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу

Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:

• для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
• для партнеров – счета, накладные, акты;
• проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:

1. Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
2. Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
3. Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг

Если клиенты не видятся со своим удаленным бухгалтером и отправляют ему первичку через сервисы или по почте, они начинают забывать о бухгалтере и его работе. Порой это вызывает вопросы: “Что делает мой бухгалтер и за что я ему плачу?” Так в глазах предпринимателя снижается ценность бухгалтера.

Решение. Объяснить, что “незаметность” бухгалтера — это хороший признак. Значит, в бухгалтерии все в порядке: налоги платятся правильно, отчеты сдаются вовремя, первичка передается в срок. А вот если бы бухгалтер действительно ничего не делал, то предприниматель быстро бы узнал об этом по требованиям из налоговой, штрафам, блокировке счета и запросам на документы от самого бухгалтера. Повысить ценность работы бухгалтера помогают и управленческие отчеты: даже одна простая таблица, которая по итогам месяца показывает клиенту его доходы, расходы и ближайшие платежи, заметно повышает лояльность предпринимателя.

Конечно, острой проблемой смена режима становится, когда чиновники отменяют популярный налоговый режим, как было в конце 2020 года. Но и в “мирные” времена клиенты просят рассчитать для них затраты на разных налоговых режимах: кто-то расширяет бизнес, кто-то ищет более выгодную систему налогообложения. Такие консультации трудозатратны, потому что клиенты хотят разобраться во всех тонкостях, при этом испытывают явное сопротивление переменам.

Решение. Терпеливо и аккуратно разъяснять перспективы, заранее подготовиться к непростому общению. Плюс таких консультаций: они помогают укрепить авторитет специалистов бухгалтерии у текущих клиентов, повысить их лояльность и приобрести новых заказчиков.

Многие предприниматели сами ведут товароучет в таблицах Excel или бумажных тетрадях. Бухгалтеру приходится раз в месяц или квартал сверять данные и запрашивать недостающие документы. Когда клиенту предлагают приобрести товароучетную систему, которую можно интегрировать с бухгалтерским сервисом, нередко следует реакция: “Вам бы лишь бы что-нибудь купить!”

Решение. Пояснять плюсы товароучетной системы на примерах, опираться на опыт самого предпринимателя. Можно уточнить, сколько времени клиент тратит на ведение таблицы или тетрадки по товароучету, как сводит данные, какими формулами пользуется. Тогда можно показать, сколько времени сэкономил бы предприниматель с товароучетной системой, в которой нужно только нажать кнопку для получения результата, сколько полезных и нужных задач он бы решил в освободившееся время.

Некоторые клиенты считают, что главное — заплатить налоги, при этом не переплатить, а бухгалтерский учет неважен. Такие клиенты могут неаккуратно передавать первичку и настаивать на снижении суммы налога любыми методами. Бывает сложно убедить в обратном предпринимателя, пока он не столкнется с проблемой: например, нужно оформить кредит, а бухгалтерская отчетность не соответствует критериям банка.

Решение. Сблизить бухгалтерский и управленческий учет: у предпринимателей есть потребность в управленческой отчетности. Многим нужны именно стройные таблицы с цифрами, в которых они найдут важные для них суммы расходов, доходов, предстоящих платежей и суммы, которые можно изъять из бизнеса на личные нужды. Тогда клиенты начинают ценить бухгалтерский и управленческий учет и охотнее сотрудничают с бухгалтером.

Итак, обсуждение самых частых проблем аутсорсеров показало: не только терпение и дипломатичность помогают бухгалтеру налаживать отношения с клиентами. Очень важно понимать мотивацию предпринимателя и “играть на его поле”.

Возможен ли осмотр в обслужке

Вопрос. Как обезопасить обслуживающую бухгалтерию от осмотра налоговиков, ведь у нас много документов по другим фирмам, кроме той, в которой налоговики проводят налоговую проверку?

Валентина Павлова, Красноярск

Ответ. Елизавета Кобрина, эксперт системы Контур.Экстерн.

Напомним, обслуживающая бухгалтерия — это организация, которая оказывает сторонним юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям услуги по бухгалтерскому сопровождению.

Безопасность бизнеса «обслужки», как и любой другой организации, зависит от того, знает ли организация свои права и обязанности. Налоговые проверки у фирм, для которых ведут учет обслуживающие бухгалтерии, не дают оснований для проведения осмотров в самой «обслужке». Осмотр возможен, только если налоговая проверка идет по вашей организации, то есть по обслуживающей бухгалтерии в нашем случае (пункт 1 статьи 92 НК РФ).

К тому же, сторонняя налоговая инспекция не может проводить осмотр у налогоплательщика, который не состоит в ней на налоговом учете (п. 11 Письма ФНС России от 14.10.2019 № СА-4-7/21065. Также недопустимо делегировать налоговой инспекции, в которой состоит на учете обслуживающая бухгалтерия, право осматривать помещения, документы или предметы. Если даже предположить, что инспекция решится на «незаконный» осмотр, вы вправе не пускать проверяющих к себе на территорию.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: для кого подойдет и возможные риски

Примечательно, что после передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в 1С-WiseAdvice собственники бизнеса ощущают значительное сокращение так называемого «вынужденного общения» с провайдером бухгалтерских услуг.

Несмотря на то, что каждого клиента обслуживает целая команда подчас уникальных специалистов, основное общение происходит через персонального ассистента. Он подключается сразу после заключения договора и решает все организационные вопросы на протяжении всего периода сотрудничества. До этого с клиентом общается менеджер по продажам, который бережно передает клиента далее ассистенту.

Для выполнения таких функций персональный ассистент нашей компании выполняет множество функций:

• фиксирует все запросы клиента в специальной базе данных (CRM), которая никому не даст забыть о них;
• контролирует своевременное исполнение поручений, поступивших от клиента;
• в случае необходимости организовывает встречи клиента с экспертами по бухучету, налогообложению и другими специалистами;
• осуществляет документооборот между 1С-WiseAdvice и клиентом.

При всем этом персональный ассистент «всегда свободен», ему можно звонить и отправлять сообщения в любое время дня и ночи.

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

• график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
• график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

• возвращать вам обратно;
• сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
• хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

• онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
• распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации. Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

• наличие искажений;
• несоответствие бухгалтерской базе данных;
• отсутствие документов;
• иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

• необходимость восстановления учета;
• необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Основные преимущества аутсорсинга:

1. Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
2. Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
3. Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
4. Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
5. Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
6. Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
7. По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
8. От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

• Рекомендация бухгалтерского аутсорсинга с учетом особенностей вашего бизнеса. МТС Касса интегрирована с популярными сервисами: Контур.Эльба, Мое дело, 1С:Бухгалтерия — подберем для вас наиболее подходящее решение.

  За счет интеграции данные о продажах напрямую из кассы поступают в бухгалтерский сервис. Поэтому вам не придется вести отдельный учет товаров для бухгалтерии. Также автоматизированы многие другие функции: расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов и взносов, подготовка и сдача отчетов, формирование счетов и договоров.

• Если нужно полное сопровождение, подберем для вас команду профессионалов от наших проверенных партнеров: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик. Они разберутся в вашей деятельности и подскажут, как избежать налоговых рисков и легально снизить налоги.
• Бесплатная регистрация ИП или юрлица в налоговой.
• Помощь в выборе банка для расчетно-кассового обслуживания. Мы сотрудничаем с надежными банками и подбираем для вас банк с удобными условиями и выгодным тарифом. Открываем расчетный счет за 20 минут без визита в банк. У нас всегда есть специальные условия от наших партнеров, например, бесплатные тарифы, кэшбэк до 5%, бонусы на развитие в размере от 300 тыс.рублей.
• Автоматизация торговли. Мы предлагаем современные онлайн-кассы, которые учитывают все требования законодательства РФ, регистрацию ККТ в налоговой и настройку, а также современный сервис учета остатков и аналитики продаж. У нас есть разные тарифные планы, в том числе и бесплатный. Кассы можно купить, взять напрокат или про программе trade-in.
• Организация продажи, приемки и учета маркированных товаров и алкоголя.
• Эквайринг.
• Услуги по переводу бизнеса из офлайна в онлайн начиная от создания сайта за 1 день до организации доставки через наших партнеров.
• Инструменты для контроля и анализа бизнеса даже со смартфона.
• Круглосуточная техподдержка.
• Обслуживание на месте ─ более 600 партнеров по всей России оказывают сервисную поддержку.
• Интеграцию кассы с ERP компании.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, МТС Кассу и тариф.

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

Если вы не знаете, как выбрать аутсорсинговую компанию и, помимо этого, у вас есть другие вопросы, связанные с ведением и развитием бизнеса, обращайтесь к нам для поиска ответов. Современная онлайн-касса для любого бизнеса ─ это не единственное, что мы можем предложить: у нас есть партнеры, которые могут провести профессиональные консультации по законодательству РФ и налогам, вести учет, а также предложить специальные условия по расчетно-кассовому обслуживанию. В результате вам не придется тратить свое время на поиски нужной информации.

Дата публикации: 25.08.2020

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
• оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
• ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
• расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
• расчет и уплата страховых взносов;
• составление и отправка финансовой отчетности;
• составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
• предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
• выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
• иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

• Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
• Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
• Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
• Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
• Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

Похожие записи:

• Что будет если нет с собой прав и ПТС
• Единовременная социальная выплата МВД в 2023 году
• Служат ли в армии с погашенной судимостью